就活のメール返信はこれで決まり！マナーと注意点を紹介！

就活生の多くは企業担当者やOB・OG、メンターなどにメールを返信する機会も増えてくるでしょう。ビジネスメールには返信の仕方にも一定のルールがあります。大学の研究室によってはビジネスメールと同じルールでやりとりしているかもしれませんが、基本的に学生同士で送る内容と同じにしないことです。

そこで本記事では、就活におけるメール返信のマナーと注意点について詳しく紹介していきます。

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就活でメール返信時のマナー

就活中に学生からメールを返信する際にはいくつかのマナーを守ることが大切です。ここでは４つのマナーについて紹介します。

基本は24時間以内返信

メールを受信してから24時間以内に返すのが基本マナーです。日々多くのメールをやり取りをしている社会人は、対応が早いと「この人は仕事ができる人だ」と評価します。そのため、あなたの評価につながり信頼度もアップするでしょう。返信が遅く相手を待たせ過ぎてしまうと、心配や不信感を抱かれてしまうこともあります。

事情があって24時間以内に返信ができないケースの場合、メールの受信に気づくのが遅くなってしまった場合には、「返信が遅くなり申し訳ございません」の一文を添えることも大切です。

件名

メールを返信する際は、内容に合わせた件名を設定することが大切です。

ビジネスでは、受信したメールに回答する場合は返信メール、ということが伝わるように「Re:（受信したメールの件名）」と設定することがほとんどです。学生からメールを送る場合は、以下の例のように件名を設定することをおすすめします。

・説明会キャンセルするメール
　例：説明会キャンセルのおわび（◯◯大学　井口太郎）

・インターン：メンターや担当者などへのお礼メール
　例：インターンシップ参加のお礼（◯◯大学　井口太郎）

件名には、自分の大学名と氏名を入れて、件名を見るだけで、誰から来たメールなのか分かるようにしましょう。

本文

本文では、以下の流れで書くのが一般的なビジネスマナーとされています。

1.　宛先・宛名
2.　あいさつ
3.　内容
4.　締め
5.　署名

例えば以下のような書き方がありますので、参考にしてみてください。

（宛先・宛名）
◯◯会社◯◯部　（正式な会社名・部署名を記載）
田中様
（あいさつ）
お世話になっております。
◯◯大学◯学部◯学科の井口太郎です。
（内容）
メールでのご連絡、誠にありがとうございます。
また、本日はお忙しいところ貴重なお話をお聞かせいただき、重ねてありがとうございました。
貴社の業務内容や仕事の進め方など、具体的なイメージをつかむことができ、貴社への憧れがさらに強くなりました。
今後もいただいた資料で貴社への理解をさらに深めて参ります。またお話できれば幸いです。
（締め）
お忙しい中貴重な時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
（署名）
--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科4年　井口太郎　（Iguchi taro）
TEL：080-****-****
Mail：*******************@************.ac.jp
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相手を意識した内容

メールを返信する際のマナーとして、相手を気遣う、意識した内容であることが大切です。

例えば、日程調整などをお願いするとき、いくつかの候補日時を提示して、相手にスケジュールの選択肢を与えてあげましょう。質問するときも一方的な自分都合の書き方ではなく、相手を気遣うような丁寧な表現で書くことも大切です。メールをもらったことや時間を割いてもらったことについて、感謝を伝えるようにしましょう。

また、メールで相手に何か希望したりお願いをしたりするときは「大変恐縮ですが」「大変申し訳ありませんが」「お手数ですが」などといった表現を添えることもおすすめします。

就活のメール返信時における注意点

就活のメール返信時にはいくつか注意点があります。ここでは、8つの注意点を紹介していきます。

シンプルなメールアドレス

メールアドレスは、シンプルなものにしましょう。名前が分かるシンプルなメールアドレスが無難です。大学から発行されているものは、名前も入っていて所属も分かるのでベストといえるでしょう。

装飾・絵文字はNG

メール返信時には、装飾や絵文字は使わないようにしましょう。強調したいものであっても太字や下線、色文字を使うべきではありません。メール返信を含めて、就活で学生からメールするときには、テキストだけのシンプルな件名・本文が重要です。

添付ファイルはNG

添付ファイルを送らないようにしましょう。企業によってはウイルスメールとして扱われて受信できないこともあります。添付ファイルは基本的にNGですが、どうしても送る必要がある際は、企業側からファイル共有サービスを案内してもらうなどの方法もありますので、どうすべきかを送る前に相手に相談しましょう。

テキストメール送信

メール返信は、HTMLではなくテキスト形式で送りましょう。企業によってはHTMLに対応しているところ、対応していないところもあります。HTML形式で送ると改行のずれや文字化けが発生してしまう可能性もあるため、テキストメールで送りましょう。

簡潔な表現

簡潔な表現でメールを返信しましょう。一文が長くならないように、簡潔に用件をまとめることが読みやすいメールのポイントです。また、伝えたいことや質問などは、最初に読まれるメールの冒頭に簡潔な表現で分かりやすく書くことをおすすめします。

改行の使用

メール返信時には改行を使うようにしましょう。LINEのように、文章をそのままつなげないことが大切です。つなげた文章は読みにくいため、一文一文で改行するのが良いでしょう。本文が長くなるようであれば、文章の区切りで1行文の改行を入れるのも良いでしょう。

敬語の使用

返信を含めてメールでは、タメ口にならないことも注意が必要です。OB・OG訪問で口頭でのやりとりで先輩がタメ口だった、先輩や採用担当者から来たメールの一部がタメ口だったからといって、学生側もタメ口になってはいけません。タメ口になると「敬語が使えない学生だ」と判断されて内定にも影響するかもしれませんので、必ず敬語で丁寧な言葉遣いで返すようにしましょう。

送信前の誤字脱字チェック

メールを返信するときは、送信前に必ず誤字脱字がないかをチェックしましょう。誤字脱字があると、相手に確認を怠る印象や丁寧さがない印象などの悪い印象を与えるかもしれません。送信前に必ず以下をチェックすることも大切です。

・件名に間違いはないか
・本文に誤字脱字はないか
・宛先のメールアドレスは間違っていないか

まとめ

ここまで就活のメール返信時のマナー、注意点について詳しく解説しました。学生がメールを返信するときは、上述したビジネスマナーを意識して送ることが大切です。

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