こんにちは、ワンキャリ編集部です。
就活について調べていて、「内定承諾書って何だろう？」と思う学生の方も多いと思います。内定承諾書には、重要な目的・意味が込められています。
今回は内定承諾書の目的・出すタイミング・送り方の注意点を中心に紹介します！
＜目次＞ ●内定承諾書とは ●内定承諾書の目的 ・学生の入社意思を確認するため ・学生の内定辞退を防ぐため ●内定承諾書を提出すべきタイミング ●内定承諾書の注意点 ●内定承諾書提出までの流れ ・書類郵送 ・学生が内容を確認 ・提出 ●内定承諾書提出後の辞退はできるのか？ ●内定承諾後の辞退で気をつけるべきこと ・決まったらすぐ連絡する ・電話で辞退する ・電話の後は御礼メールを送る ●おわりに
内定承諾書とは
内定承諾書とは合格通知をもらった企業に対して、内定者となる学生が内定承諾の意思を伝えて入社を誓約する書類のことです。
企業は採用した学生に、内定通知書、採用通知書を送付します。その中に内定承諾書も同封されていますので、受け取った学生は内容を確認した後、署名・押印をして返送します。
内定承諾書を提出することで、企業に対して以下の意思を示します。
・その企業に就職すること
・以後、他企業に対する就職活動を実施しないこと
・他社から採用されても辞退すること
基本的に、内定承諾書は入社が確定した一社のみに提出します。
▼内定について詳しく知りたい方はこちら ・内定とは？内々定と採用の違いや内定決定後の流れと辞退方法まで解説
内定承諾書の目的
ここからは、内定承諾書の目的について詳しく説明します。
学生の入社意思を確認するため
1つ目は、学生の入社意思を確認するためです。企業は内定の証明として、内定承諾書を送ります。学生は内定承諾書を提出することで、「承諾しました、貴社に入社します」と明示します。企業も内定承諾書を受け取ることで、学生の入社意思を確認できます。
企業によっては、内定承諾書は「入社誓約書」「入社承諾書」とも呼ばれることもあります。
学生の内定辞退を防ぐため
2つ目は、学生が内定辞退をすることを防ぐためです。
内定・内々定には、法的拘束力がありません。そのため、企業は学生に内定承諾書を出してもらうことで、内定承諾後の辞退を防ぐことができます。
企業は、求人広告・説明会・面接などの採用活動に多くのコストをかけています。せっかく採用した学生に内定辞退をされてしまっては、それまでの費用が無駄となってしまい、他の学生を獲得するためのコストもさらにかかります。
▼内定承諾について詳しく知りたい方はこちら ・内定承諾の電話やメールの例文。マナーと対応例についてもご紹介
内定承諾書を提出すべきタイミング
内定承諾書を提出すべきタイミングは、学生がその企業に入社することを確実に決めた時点です。内定承諾書には返送期日が設定されているものの、入社する意思が固まったらすぐに返送しましょう。
企業は内定承諾書が届いた後、内定者数を把握して入社手続きを開始していきます。早い段階で内定承諾書が届けば、企業にとっても手続きがスムーズに進むでしょう。返送期日を過ぎてしまって提出した場合、期日を守らない学生だ、とイメージが悪くなる可能性がありますので、必ず期日前に返送しましょう。
また、内定承諾書には「内定を承諾した」「その企業に就職することを誓約した」「他の企業から内定をもらっても断る」という意味が込められており、企業によっては「入社誓約書」と呼ばれることもあります。
内定承諾書を出した後、学生に対する法的拘束力はありませんが、入社を確実に決めたらすぐに提出すべきです。
内定承諾書の注意点
内定承諾書の注意点として、入社の意思が固まっていない段階で提出すべきではありません。内定承諾書で入社意思を伝えたら、その後、企業はその学生受け入れに向けて、社員登録や入社の手続きなどの準備を進めていきます。そのため、内定承諾書は入社する意思が固まった時点ですぐに出すようにしましょう。採用通知を受け取った時点で内定を承諾するかどうかをすぐに決断できるよう、就職活動中にどこの企業に一番入社したいのかを、常に考えておくことがおすすめです。
内定承諾書を出してから内定辞退をすることはできないわけではありませんが、提出後、辞退すると企業は手続きを中断しなければならず、迷惑がかかります。また、学生が一度承諾したにもかかわらず辞退すると、信頼されなくなる恐れもあります。そのため、内定承諾書を提出した後は基本的に辞退すべきではありません。
内定承諾書を出すのは一社のみにし、提出後はよほどの理由がない限り辞退しないようにしましょう。
内定承諾書提出までの流れ
内定承諾書提出までの主な流れは「書類郵送」「学生が内容を確認」「提出」です。それぞれ詳しく説明していきます。
書類郵送
企業が学生の採用を決めたら「内定通知書」「内定承諾書」「労働条件などが書かれた条件提示書」の3つの書類と、入社までのスケジュール・入社式などの連絡事項・研修の案内などを学生の自宅宛てに郵送します。上記書類は簡易書留で送られてくることが多く、普通郵便で送られてくることは、まずありません。
学生が内容を確認
書類が入った封筒が自宅に届いたら、開封して内容に問題がないかを確認しましょう。「内定取り消し事由」「内定が取り消される条件」「取り消しなどに対して異議申し立てをしないこと」などの詳細が書かれていますので、記載事項をしっかりと確認しましょう。
また、就活の際に聞いていた条件と、書かれている条件が一致しているかを確認することも重要です。
提出
書類の内容に問題がないことを確認し、入社する意思が固まったら期限までに内定承諾書を提出するのがマナーです。企業から案内された書き方に従って内定承諾書に署名押印し、返信用封筒を使って返送期日までに送付しましょう。内定承諾書のほかに添え状や送付状をつけることも忘れないようにしましょう。
内定を承諾する場合は、すみやかな返送が必要です。
内定承諾書提出後の辞退はできるのか？
内定承諾書を提出した後、辞退することは禁止されていません。
企業が学生に内定を出すと、企業と学生の間で労働契約が成立しますが、労働契約では、労働者側が入社日の２週間前に申し出れば解約できるとされています。つまり、入社する前に解約することは可能です。
そのため、企業も学生からの内定辞退を拒否できません。
内定承諾書を提出した後の辞退は可能ですが、やむを得ない事情があるときのみに限定して、辞退することがのぞましいです。
内定承諾後の辞退で気をつけるべきこと
内定承諾書の辞退について、気を付けるべきこと3つを紹介します。
決まったらすぐ連絡する
内定を辞退することを決めたら、企業にすぐに連絡することが大切です。辞退後は、企業はほかの学生を追加採用するために、さまざまな活動を実施する必要があります。辞退することを決めたらすぐに伝えましょう。企業にこれ以上迷惑をかけないためにも、「言いにくいから」と後回しにしてはいけません。
電話で辞退する
辞退の際は、メールよりも電話で伝えましょう。メールだと素っ気ない内容になりがちだからです。相手の考えや感情も見えにくくなります。また、メールで内定辞退をされると、企業も良い印象を持たないでしょう。必ず採用担当者に電話して、あなたの意思をしっかりと伝えることがポイントです。
電話の後は御礼メールを送る
電話で辞退することを伝えたら、人事担当者にお礼のメールを必ず送りましょう。そうすることで、誠意のある対応が伝わります。企業面接を受けたときの良い感想、印象に残ったことなどを伝えると良いでしょう。
▼内定辞退について詳しく知りたい方はこちら ・内定辞退はメールでも大丈夫？例文やマナーのある伝え方を解説！ ・「この会社でいいのかな」と悩むあなたへ。最後の分岐点に立ったときに考えるべき唯一のデメリットとは？
おわりに
ここまで、内定承諾書の目的・出すタイミング・送り方の注意点について解説しました。内定承諾書は基本的に、入社を決めた1社のみに提出すべきです。提出後どうしても辞退せざるを得ないときは、すぐに電話で企業に連絡しましょう。
