こんにちは、ワンキャリ編集部です。
就活生の方で、内定承諾書を送る際に添え状が必要かどうか迷う方もいるのではないでしょうか。
こちらの記事では、内定承諾書の添え状について詳しく解説します。添え状が必要な理由や、添え状を同封しない場合の影響、さらに基本的なテンプレートをご紹介します。また、パソコン作成と手書きの添え状の書き方ガイドや、承諾の意思を明確に伝える方法についても併せて解説します。
さらに、添え状の宛名の書き方や、添え状を忘れた場合の対処法についても詳しく説明します。この記事を読むことで、内定承諾書の添え状を自信を持って作成し、送付することができるようになります。
＜目次＞
●内定承諾書の添え状とは？
・内定承諾書 添え状の目的
・使用する紙の種類とサイズ
・手書きとパソコンの選び方
●内定承諾書の添え状はいらない？
・添え状が必要な理由
・添え状を同封しない場合の影響
●内定承諾書 添え状のテンプレート紹介
・基本テンプレート例
・注意すべき表現と避けるべきフレーズ
●【例文付き】内定承諾書 添え状の基本的な書き方ガイド
・【パソコン作成】内定承諾書 添え状の書き方
・【手書き】内定承諾書 添え状の書き方
・あいさつ文の例とポイント
・内定感謝の伝え方
・承諾の意思を明確に伝える方法
●内定承諾書 添え状の宛名の書き方
・適切な宛名の選び方
・企業名や部署の書き方
・担当者が不明な場合の対策
・役職と氏名の正しい記載方法
●内定承諾書と添え状を郵送する際の注意点
・適切な封筒の選び方
・宛先・封入のマナー
・送付の方法
●内定承諾書 添え状を忘れた場合の対処法
・気づいた時点での迅速な対応策
・電話連絡を併用する重要性
・今後の関係を良好に保つための心構え
●まとめ
内定承諾書の添え状とは？
内定承諾書の添え状とは、封筒の中に、「どのような書類を、何枚入れたか」という同封書類の種類・部数を記載したものです。
▼内定承諾書について詳しく知りたい方はこちら ・内定承諾書とは何か？目的・出すタイミング・送り方の注意点を徹底紹介！
内定承諾書 添え状の目的
内定承諾書の添え状は、同封書類の概要を示すことが主な目的ですが、その他にも、内定をいただいたことへの感謝を伝えることも目的の1つです。
添え状を同封することで、企業に対して丁寧な印象を与え、書類の内容を正確に伝える役割を果たします。
使用する紙の種類とサイズ
内定承諾書の添え状には、一般的にA4サイズの白い上質紙が使用されます。これにより、ビジネス文書としての正式な印象を保つことができます。
パソコンと手書きの選び方
パソコンと手書きどちらを選ぶかは、企業の指定や個人の状況によります。パソコンは効率的で読みやすいというメリットがあり、手書きは個性や熱意を伝えやすいというメリットがあります。
パソコンの場合と手書きの場合で各項目の書き方が若干変わるので、それぞれの書き方を確認していきましょう。
内定承諾書の添え状はいらない？
内定承諾書を送付する際に添え状を同封することは、一般的なビジネスマナーとされています。ここでは、添え状の必要性や、同封しない場合の影響について解説します。
添え状が必要な理由
添え状は、日々多くの書類を処理する企業の採用担当者への配慮として必要です。添え状があることで「誰が・何を・どのような目的で送付したのか」を明確に伝えられ、スムーズに内容を把握してもらえます。
また、添え状にはお礼の言葉を添える役割もあります。「内定をいただき、ありがとうございます」といった一言を加えることで、誠実な印象を与えやすくなるでしょう。
さらに、添え状をつけることで、ビジネスマナーを理解していることのアピールにもなります。社会人になると、書類を送る際に添え状をつけるのが一般的なため、就活の段階で実践しておくと、細かな配慮ができる人物として評価される可能性があります。
添え状を同封しない場合の影響
添え状を省略しても内定が取り消されることはありませんが、企業側に与える印象が変わる可能性があります。
例えば、添え状を同封しないとお礼を伝える機会を失うため、事務的な対応と受け取られる可能性もあります。「ありがとうございます」と添えるだけで、印象は大きく変わります。
また、採用担当者が書類の内容を即座に把握しにくくなることも考えられます。多くの書類を管理するなかで、添え状があるほうがスムーズに処理を進められます。
さらに、ビジネスマナーへの意識が低いと思われることもあるでしょう。細かな気配りができることを示すためにも、添え状をつけることをおすすめします。
内定承諾書 添え状のテンプレート紹介
内定承諾書を送付する際には、添え状を同封するのがビジネスマナーです。ここでは、基本的な添え状のテンプレートと注意すべき表現について解説します。
基本テンプレート例
添え状は縦書き・横書きのどちらでも問題ありません。また、手書きではなくパソコンで作成しても構いません。
◯年◯月◯日株式会社◯◯ 人事部 採用ご担当者様◯◯大学◯◯学部◯◯学科住所氏名電話番号・メールアドレス書類送付のお知らせ 拝啓 ◯◯の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 このたびは内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。貴社の一員として貢献できるよう努めてまいりますので、今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。 つきましては、必要書類を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。 記 ・内定承諾書 1部 ・機密情報保持誓約書 1部 以上
このテンプレートを参考にしながら、企業ごとの指定があれば適宜修正してください。
注意すべき表現と避けるべきフレーズ
添え状では、敬語や表現の適切さが重要です。以下のポイントに注意しましょう。
- 過度にへりくだる表現は避ける
「内定をいただき、大変恐縮しております」など、過度にへりくだった表現は不要です。感謝を伝えつつ、丁寧で簡潔な表現を心がけましょう。
- 口語表現を使わない
「でも」「だけど」「こんな」などの表現は、ビジネス文書では不適切な場合があります。「しかし」「このような」など、フォーマルな表現を心がけましょう。
添え状は、内定先への最初の正式な書類の1つです。適切な表現を使い、誠実な印象を与えましょう。
【例文付き】内定承諾書 添え状の基本的な書き方ガイド
内定承諾書を郵送する際、添え状を添えるのが一般的なビジネスマナーです。ここからは、パソコン作成・手書きのそれぞれの添え状の書き方を解説し、具体的な例文と注意点をご紹介します。
【パソコン作成】内定承諾書 添え状の書き方
パソコンで作成する場合、横書きが一般的です。以下の項目を順番に記載しましょう。
日付
右上に発送日を記載します。西暦・和暦のどちらでも構いませんが、統一することが大切です。
宛名
左上に会社名・部署名・担当者名を正式名称で記載します。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と記載すると良いでしょう。
差出人の情報
大学名・住所・自分の名前・電話番号・メールアドレスを右寄せで記載します。
見出し
中央に「書類送付のお知らせ」と記載し、何の書類を送るのかを明確に伝えます。
頭語・結語
本文の最初に「拝啓」、最後に「敬具」を用います。フォーマルなビジネス文書では必須です。
あいさつ
時候（じこう）のあいさつを簡潔に述べ、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの表現を用いると良いでしょう。
内定へのお礼・入社後の抱負
「このたびは内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。今後は貴社の一員として貢献できるよう努めてまいります」といった内容を記載します。
同封書類名と部数
送付する書類の名称と部数を明記し、最後に「以上」と記載して締めくくります。
【手書き】内定承諾書 添え状の書き方
手書きの場合、基本的に縦書きで作成します。パソコンと同様の項目を含め、以下のポイントに注意しましょう。
頭語・結語
「拝啓」「敬具」をセットで使用します。手書きの場合でも省略しないようにしましょう。
あいさつ
時候のあいさつを加え、企業への敬意を示します。「貴社におかれましては、ますますご発展のこととお慶び申し上げます」といった表現が適切です。
内定へのお礼・入社後の抱負
内定をもらえたことへの感謝を伝え、「貴社に貢献できるよう尽力いたします」といった抱負を述べましょう。
同封書類名と部数
縦書きの場合、部数は漢数字を使い「一部」「二部」と記載します。
日付
本文の最後ではなく、書類の右上に記載します。西暦・和暦のどちらに統一することがポイントです。
差出人の情報
住所、氏名を下ぞろえで記載し、署名を添えます。
宛名
会社名、部署名を正式名称で記載し、部署宛なら「御中」、担当者名が分かる場合は「様」をつけます。
あいさつ文の例とポイント
添え状のあいさつ文は、内定先への敬意を示し、フォーマルな印象を与えることが大切です。適切なあいさつを入れることで、書類の受け取り手に好印象を与えられます。
あいさつ文の例は、以下のとおりです。
拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 このたびは内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。 貴社の一員として貢献できるよう尽力してまいりますので、何卒ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
時候のあいさつを入れるとより丁寧ですが、簡潔にまとめる場合は省略しても問題ありません。相手に伝わりやすい文章を意識しましょう。
内定感謝の伝え方
内定への感謝を伝える際は、形式的になりすぎず、真摯（しんし）な気持ちが伝わるような表現を選ぶことが重要です。「このたびは貴社より内定を賜り、誠にありがとうございます」と述べることで、丁寧な印象を与えられます。
また、企業側が採用に時間をかけていることを意識し、「貴社の選考を経て内定をいただけたこと、大変光栄に存じます」といった一言を加えると、感謝の意をより強調できます。
さらに、内定を受けたことに対する喜びを簡潔に表現するのも効果的です。「貴社で働けることを心から楽しみにしております」といった一文を添えることで、ポジティブな印象を与えられるでしょう。
承諾の意思を明確に伝える方法
添え状には、単に内定への感謝を述べるだけでなく、入社の意思をはっきりと伝えることが求められます。
「貴社での業務に尽力いたします」や「貴社の一員として貢献できるよう、誠心誠意努力いたします」といった表現を用いると、企業側に安心感を与えられます。
また、「貴社の◯◯の分野に貢献できるよう、学び続けてまいります」など、自身のスキルや適性に関連した内容を加えて具体的な意気込みを述べるのも良いでしょう。
承諾の意思を伝える際は、曖昧な表現を避け、明確な言葉を使うことが大切です。「入社の意志を固めました」といった表現を使い、企業側が安心して受け取れる内容にしましょう。
内定承諾書 添え状の宛名の書き方
内定承諾書の添え状では、適切な宛名を記載することが重要です。企業の正式名称や部署名、担当者名を正しく書くことで、相手に対する敬意を示せます。ここでは、正しい宛名の選び方や記載方法を解説します。
適切な宛名の選び方
添え状の宛名は、企業名・部署名・担当者名の順に記載するのが基本です。企業側の正式な組織名を確認し、省略せずに書きましょう。
担当者が特定できる場合は、「株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様」のように、氏名を明記することが望ましいです。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と記載すると良いでしょう。
また、役職が分かっている場合は「◯◯部長 ◯◯様」と役職付きで書くと、より丁寧な印象を与えます。企業の採用サイトや内定通知書に記載されている情報を確認し、適切な宛名を選びましょう。
企業名や部署の書き方
企業名は正式名称を記載し、省略形や略称は避けるのがマナーです。例えば、「(株)◯◯」ではなく「株式会社◯◯」と書きましょう。
部署名も同様に、省略せずに記載します。例えば「人事部」や「採用担当課」といった表現を使用し、略語は避けましょう。
| 避けるべき書き方の例 | 正しい書き方の例 |
| (株)◯◯ 担当者様 | 株式会社◯◯ 人事部 採用ご担当者様 |
宛名の書き方に誤りがあると、失礼な印象を与える可能性があるため、企業名・部署名は正確に記載することが大切です。
担当者が不明な場合の対策
内定承諾書の添え状を書く際に、担当者名が分からないこともあります。その場合は、適切な宛名を選ぶことが重要です。
担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」や「人事部 御中」を使用すると良いでしょう。「御中」は企業や部署宛に送る際に使う表現で、個人名には付けません。
【適切な宛名の例】
- 株式会社◯◯ 人事部 採用ご担当者様
- 株式会社◯◯ 人事部 御中（担当者が複数いる場合）
逆に、「株式会社◯◯ 御中 ◯◯様」というように、個人名と「御中」を併用するのは誤りです。担当者名が分からない場合は、企業や部署宛の適切な敬称を使用しましょう。
役職と氏名の正しい記載方法
担当者の氏名が分かっている場合は、役職と一緒に記載しましょう。役職がある場合は、名前の前に記載し、「◯◯部長 ◯◯様」と書くのが一般的です。
正しい記載例としては以下のとおりです。
株式会社◯◯ 人事部 部長 ◯◯様
役職が不明な場合は、「◯◯様」とだけ記載しても問題ありません。
一方で、「◯◯部長 様」というように、「役職」と「様」を重ねるのは誤りです。「部長 ◯◯様」と書くようにしましょう。
宛名の正しい書き方を守ることで、企業に対して丁寧な印象を与えられます。
内定承諾書と添え状を郵送する際の注意点
内定承諾書と添え状を郵送する際には、封筒の選び方や宛先の記載方法、送付のマナーを意識することが重要です。ここでは、郵送時のポイントを解説します。
適切な封筒の選び方
封筒の選び方は、書類の扱いやすさや企業からの印象に影響します。
封筒のサイズは角形2号（240×332mm）または角形A4（228×312mm）を選びましょう。A4サイズの書類を折らずに送付できるため、採用担当者がスムーズに管理できます。書類を折ると見づらくなったりコピーしづらくなったりするため、避けるのが無難です。
封筒の色は白色または茶封筒が一般的です。ただし、大学指定の封筒がある場合は、それを使用すると良いでしょう。企業によっては指定していることもあるため、事前に確認しておくと安心です。
宛先・封入のマナー
封筒の宛先は、正式名称を記載し、省略や略語は避けるのが基本です。企業名・部署名・担当者名を記載し・担当者が不明な場合は、「採用ご担当者様」といったように書くのが適切です。
封筒の左下には、「内定承諾書在中」と赤字で記載し、四角で囲みましょう。企業側が書類を管理しやすくなります。
また、封筒の裏面には、万が一、配送トラブルが発生した際に書類が返送されるよう自分の住所・氏名を記載しておきます。
なお、書類を封入する際は、添え状を一番上にし、次に内定承諾書、その他の必要書類を重ねる順番にします。すべての書類をクリアファイルに入れ、折れや汚れを防ぐことも大切です。
送付の方法
内定承諾書は、一般的に簡易書留や速達で送るのが推奨されています。普通郵便でも送付できますが、企業に確実に届いたかを確認できる方法を選ぶと安心です。
郵送の際は、ポスト投函（とうかん）ではなく、郵便局の窓口から送付するのが確実です。特に、締切が迫っている場合や重要書類を送る際は、対面での手続きがおすすめです。
送付前には、封筒の宛先や封入書類を再確認し、誤字脱字や書類の不足がないかチェックしましょう。封をする際には、のり付けし、封かんシールや「〆」マークを記入するとより丁寧な印象を与えられます。
書類送付は内定後の最初のビジネスマナーの実践ともいえるため、慎重に対応しましょう。
内定承諾書 添え状を忘れた場合の対処法
内定承諾書を郵送する際、添え状を同封し忘れてしまった場合は、迅速かつ丁寧に対応することが重要です。ここでは、適切な対処法と企業への印象を損ねないためのポイントを解説します。
気づいた時点での迅速な対応策
添え状を入れ忘れたことに気づいたら、すぐに対応することが大切です。
まず、企業に対してメールまたは電話で連絡し、書類が届いた際に不備がある可能性があることを伝えましょう。その際、内定承諾書自体に問題がなかったかもあわせて確認すると良いでしょう。
追加で添え状を送付する場合は、改めて封筒を用意し、「先日送付した内定承諾書に添え状を同封し忘れたため、別途お送りいたします」と簡潔に説明した文面を添えて送るのが適切です。書類の不備を迅速に補うことで、誠実な印象を与えられるでしょう。
電話連絡を併用する重要性
添え状を忘れた際は、メールだけでなく電話での連絡を併用することが望ましいです。
企業側は多くの書類を管理しているため、メールだけでは見落とされる可能性があります。電話で直接担当者に伝えることで、確実に状況を理解してもらえるでしょう。
電話をする際は、「先日送付した内定承諾書について、添え状を同封し忘れました。大変申し訳ございません。別途お送りしてもよろしいでしょうか？」と簡潔に伝えると良いでしょう。
誠意をもって対応すれば、企業側も柔軟に対応してくれることがほとんどです。謝罪の意を示しつつ、今後の対応をしっかりと確認することが重要です。
今後の関係を良好に保つための心構え
添え状の同封忘れはミスではありますが、その後の対応次第で企業に与える印象は大きく変わります。迅速に対処し、誠意を持って謝罪と補足対応を行うことで、企業側も安心して受け入れてくれるでしょう。
また、今回の経験を今後に生かすために、書類を送付する際のチェックリストを作成するなど、再発防止の工夫をすると良いでしょう。「内定承諾書の送付を通じて、社会人としての基本を学ぶ機会になった」と前向きに捉え、次に生かす姿勢が大切です。
ミスは誰にでも起こり得ますが、その後の対応次第で信頼を損なわず、良好な関係を築くことも可能です。丁寧な対応を心がけ、内定先との信頼関係を維持しましょう。
まとめ
内定承諾書の添え状は、企業に対して丁寧な印象を与えるために重要な書類です。添え状を同封することで、送付書類の内容や目的を明確に伝えることができ、採用担当者に対する配慮を示すことができます。
適切な封筒を選び、宛先や封入のマナーを守りながら、丁寧に郵送することが大切です。
もし添え状を忘れた場合は、迅速に企業に連絡し、謝罪とともに添え状を別途送付する旨を伝えましょう。
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