こんにちは、ワンキャリ編集部です。
就活中で、複数の企業から内定をもらう学生も多く見られます。その際に、就職する企業以外には誠意のある対応で辞退を伝えなければなりませんが、その意思を伝えることは難しいと思う方もいらっしゃるでしょう。こちらの記事は、新卒向けのマナーと内定辞退の伝え方について、メールや電話の例文を紹介します。
＜目次＞
●内定辞退とは？
・内定承諾後の辞退との違い
●内定辞退のメールを書くときの全体像
●内定辞退の連絡をする前の確認事項
・誰に伝える？
・内定辞退はいつまでにすべき？ 内定保留は可能？
・内定辞退の理由はどう伝えれば良い？
・連絡方法は電話？ メール？
・メールで送る場合のメリット
●内定辞退のメールを書くときの構成とポイント【テンプレート付き】
・メールの件名で辞退の意思を表す
・内定のお礼と辞退する旨を伝える
・内定辞退理由を簡潔に述べる
・辞退とメールでの連絡について謝罪する
・会社の発展をお祈りする
・内定辞退のメールを作るときの例文・テンプレート
●内定辞退のメールを伝える際のマナーや注意点
・内定辞退の連絡をしないのはNG
・決断したら早めに連絡する
・誠実な対応を心掛ける
・お礼の一言を忘れない
●内定辞退のメールを送った後の返信の対応は？
・了承の返信が来た場合
・理由の詳細を聞かれた場合
・電話がかかってきた場合
・メールの返信がないときは？
・呼び出されたらどうすれば良い？
●内定辞退の電話をする際のポイントと例文
・電話で連絡するときは時間に気をつけよう
・電話で連絡するときの例文
●内定辞退に関してよくある質問
・新卒の場合、内定承諾後でも辞退できる？
・内定辞退の理由は正直に伝えても大丈夫？
・内定承諾書を提出した後は断れない？
・内定承諾書の連絡が遅くなったときは？
・「内定」と「内々定」の違いは？
・内定辞退の返信が来なかったらどうしたら良い？
・内定辞退の連絡は電話とメール、どちらが良い？
●内定辞退を迷っていたら、企業の選考体験談を参考にしよう！
●おわりに
内定辞退とは？
内定辞退とは、企業から内定を通知された後、自分都合で内定を辞退することです。
内定辞退する際には、企業の採用担当者に必ず連絡することが基本マナーです。
内定承諾後の辞退との違い
学生の中には、「内定辞退」と「内定承諾後の辞退」の違いを明確に知らない方がいるかもしれません。
この2つは、内定から辞退することは同じですが、「辞退するタイミング」で意味が分かれます。
- 内定辞退：内定承諾する前に辞退する（※内定辞退の段階では、内定承諾書はもらわない）
- 内定承諾後の辞退：内定を一度承諾した後に辞退する
タイミングとしては、企業にとって、内定承諾後の辞退の方が影響が大きいかもしれませんが、いずれも企業は内定者の入社を前提に採用活動を進めているため、誠意のある対応が必要です。
内定辞退のメールを書くときの全体像
こちらでは、本題に入る前に、内定辞退メールを書く際に、どのようなステップを踏む方が望ましいかを、全体的な流れが書かれた図で紹介します。
内定辞退の連絡をする前の確認事項
複数の企業を志望したとしても、就職する企業は1つしか選べないので、内定辞退は避けては通れません。しかし、内定辞退の連絡をするときは、さまざまな不安や悩みがでてきます。
以下の不安を解消した上で、内定辞退のメールを書くようにしましょう。
誰に伝える？
内定辞退をするときには、電話で採用担当者に伝えるのが基本です。
就活サイトを活用して自分で応募したのであれば、自分で連絡します。人材紹介会社から応募した場合は、紹介会社を経由し、内定の通知やメッセージでやり取りをします。
応募した方法に応じて、必ず企業の採用担当者に連絡しましょう。
内定辞退はいつまでにすべき？ 内定保留は可能？
内定を辞退する時期は、応募企業や志望者の状況によって変わるため、一概にいつまでとはいえません。例えば、第1志望の面接の結果待ちで第2志望の内定のほうが早く出た場合は、返事を待ってから入社の返答をしたいと思う人もいます。その場合、採用担当者に事情を伝えれば、ほとんどの企業は保留を承諾してくれます。内定を保留したい場合は、内定を受けた企業の採用担当者に連絡しましょう。
内定辞退の理由はどう伝えれば良い？
内定辞退の理由を伝える場合、他社からの内定を伝えても問題ありませんが、失礼にならないような言葉を選びながら伝えましょう。企業は、辞退理由を聞いて次の採用活動に生かしたいと考えているため、明確な理由を伝えることが大切です。
たとえば、「別の業界に就職する」「自分の適性に合った会社に入社する」などと伝えると、角が立ちません。伝え方に迷った場合は、以下の例文を参考にしてください。
【辞退理由の例：職種】
◯◯社の◯◯職の内定をいただきました。その後、自分の適性を見つめ直した結果、◯◯職の仕事のほうが私が希望する職に近いと感じ、決断に至りました。
【辞退理由の例：適正】
最後まで悩みましたが、他社からいただいた◯◯という仕事が、私の強みをより生かせると考え、このような答えにたどり着きました。
【辞退理由の例：勤務地】
地元の企業から内定をいただきました。地域に根差した仕事で力を発揮したいという思いが捨てきれず、決定いたしました。
▼内定の悩みについて詳しく知りたい方はこちら ・「内定ブルー」に陥った学生はどうなるのか？6つのパターンに分類してみた ・「この会社で良いのかな」と悩むあなたへ。最後の分岐点に立ったときに考えるべき唯一のデメリットとは？ ・【恐怖の内定取り消し】賢い就活生が知っている入社までの正解ルート
連絡方法は電話？ メール？
内定辞退の連絡方法は基本的に電話で行いましょう。その場で会話した方が確実に辞退を伝えることができますし、誠意がより伝わりやすくなります。
電話がつながらなかった場合はメールで対応することも可能です。その際には「電話で連絡したのですが、お忙しいようでしたのでメールで失礼いたします」といった断りを入れるようにしましょう。
メールで送る場合のメリット
電話で対応するのが基本ですが、メールのみで辞退することは内定者側にも企業側にもメリットがあります。以下の内容を確認して、メールでの対応によりメリットを感じるようでしたらメールで連絡しても良いでしょう。
内定辞退者側のメリット
内定者側のメリットは直接辞退を連絡しなくて済むことです。この企業は自分に向いていない、怖いと感じた場面があった場合、直接辞退の連絡をするのが億劫（おっくう）になってしまうかもしれません。そんな時はメールで連絡するのも手です。
また、メールで連絡する場合、記録として残せたり、事前に内容を確認することができたりするので、トラブルを防ぐこともできます。
企業側のメリット
企業側のメリットは辞退の連絡に時間を割く必要がなくなるということです。少しの時間とはいえ、日々の業務で忙しい中時間を使っているため、内定辞退の連絡の際は社会人としてのマナーを欠かないように気をつけるべきです。
内定辞退のメールを書くときの構成とポイント【テンプレート付き】
企業に送る内定辞退メールは、誠意を伝えつつ要点を明確に伝えることが重要です。 これから説明する流れに沿って書くと、企業側にもわかりやすい内定辞退のメールになるでしょう。
こちらでは、内定辞退のメールで伝えるべき構成とポイントを詳しく解説します。
メールの件名で辞退の意思を表す
メールの件名を書くときは、読み手が一目で要件を把握できるようにすることが基本です。
この場合、内定辞退の意思を明確に表すべきでしょう。
例えば、以下のように書くと、メールの詳細を確認する前から要件を理解することができます。
「内定辞退のご連絡（名前）」
ここでのポイントは、タイトルの横に括弧で名前も書くことです。また、タイトルからダラダラしないように、短く書くことも意識しましょう。
内定のお礼と辞退する旨を伝える
まず冒頭では、内定を出してもらったことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。 その後、感謝を述べた上で、「誠に恐縮ですが、内定を辞退いたします」という趣旨を明確に伝えます。
このとき、曖昧な表現は避け、迷っているような印象を与えないように注意しましょう。
この度は、貴社より内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、熟考の結果、内定を辞退させていただきたく存じます。
内定辞退理由を簡潔に述べる
次に、内定辞退の理由を簡略に伝えます。そこで、相手の気持ちを傷つけたくない気持ちを優先してしまい、理由の詳細をダラダラ書きすぎないように意識しましょう。
この場合、他社内定、自身のキャリアプラン、適性とのずれ、一身上の都合など、受け入れられやすい理由を淡白に述べることが一般的です。
辞退とメールでの連絡について謝罪する
次に、もう一度、内定を辞退すること自体に対して、誠意を持って謝意を示すようにしましょう。具体的には、本来は電話で話すべきところをメールで連絡する形になってしまったことに対して謝ります。
このような形でのご連絡となり、大変恐縮しております。 本来であればお電話もしくはお伺いし直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡とさせていただきましたこと、何卒ご容赦ください。
会社の発展をお祈りする
最後に、企業の発展・活躍を祈る言葉で締めるようにしましょう。
こうすることにより、最後まで企業に対する誠意を残すことができます。
文章自体は、「貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます」などの定型表現で構わず、末尾には署名を忘れずに記入するようにします。
内定辞退のメールを作るときの例文・テンプレート
以上の点を踏まえた上で、内定辞退のメールのテンプレートをご紹介しますので、参考にしてください。
件名：内定辞退のご連絡（○○大学 ○○ 太郎） ○○株式会社 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変光栄なお話をいただき恐縮ではございますが、熟考の結果、内定を辞退させていただきたく存じます。 〇〇するためです。 お忙しい中、選考にご尽力いただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。 本来であれば、直接お詫びを申し上げるべきところをメールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦ください。 最後になりますが、貴社のさらなるご発展と皆様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 —————————————— ○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年 氏名：×× ×× メール：xxxx@yyy.com 電話番号：090-xxxx-yyyy
内定辞退のメールを伝える際のマナーや注意点
内定辞退では、伝え方やメールの文面１つで印象はよくも悪くもなります。できることなら、良い印象のまま辞退したいものです。内定辞退を伝えるときのマナーと注意点には、以下の3つがあります。
内定辞退の連絡をしないのはNG
内定を辞退する際、企業に何の連絡もしない・返信しないという行為は、採用担当者や関係者に対して非常に失礼な印象を与えます。以下の理由から、必ず何らかの形で連絡をするべきです。
- 採用活動には多大な時間・コストがかかっている
- 辞退を知らせないと、企業側が次の候補者への調整をできない
- 将来、その会社と関係を持つ可能性を考えると、礼を欠く行為はマイナス評価になる
したがって、必ず期限内または速やかにメールや電話で辞退の意思を伝えましょう。マナーとして、返信不要だとしても一言お礼と辞退の連絡を必ず入れることが社会人としての常識と言えます。
決断したら早めに連絡する
内定辞退を決めたら、できる限り早く採用担当者に連絡をしましょう。早めに辞退する旨を伝えることで、企業側がほかの内定候補者に連絡をするなどの対応が取れるためです。どの企業に入社するか決断した場合は、すでに内定をもらっているほかの企業に対して迅速に電話やメールで辞退する旨を伝えます。
内定を辞退すると、その企業の採用枠に1つの空席ができてしまうため、採用担当者は、次の候補者に連絡をしてその空席を埋めなければなりません。できるだけ早く次の候補者に連絡をすれば、辞退される可能性も低くなります。内定辞退をする場合には、早めに連絡することが相手への最低限のマナーであることを心得ておきましょう。
誠実な対応を心掛ける
内定の辞退を伝えるときは、誠実な対応を心がけましょう。企業の採用担当者に連絡をする場合は、失礼のない言葉で辞退の理由を伝え、おわびと感謝の気持ちを伝えます。基本的にはビジネス上の連絡であるため、長々と話を続ける必要はありません。内定辞退の連絡をするときは、誠意を持って失礼のない態度で臨むことが大切です。
お礼の一言を忘れない
内定を辞退するときは、お礼の一言を忘れずに伝えましょう。企業側は、内定を出すために「時間」と「労力」だけでなく、多くの場合、経費も費やしています。辞退してしまえば、もうその企業と関わることはないと考えがちですが、いずれ仕事上で接点を持つ可能性もゼロではありません。
例えば、電話などで採用担当者に内定を辞退する旨を伝えたあとは、「お時間を割いていただき、ありがとうございました」など、感謝の言葉を添えましょう。
内定辞退のメールを送った後の返信の対応は？
内定辞退をした際に、連絡が来た場合どう対応すれば良いのか、3つのシーンに分けて解説します。
了承の返信が来た場合
了承の返信が来た場合はさらに返信する必要はありません。返信をすると企業にとっても負担になってしまうので、やり取りを終わらせるようにしましょう。
理由の詳細を聞かれた場合
内定辞退の理由について詳細を求められた場合には正直に答えましょう。企業側には次回の選考に生かしたい、もう少しアプローチしたらあなたの気持ちを変えることができるのではないかといった2つの理由で聞いている可能性が高いです。どちらにしても、ごまかしたりうそをつくなどしたりせずに正直に話せばトラブルもなくやり取りできます。
電話がかかってきた場合
電話がかかってくる場合も企業側が理由を聞きたい場合です。先述したように正直に答えるようにしましょう。
メールの返信がないときは？
採用担当者の不在などで、内定辞退をメールで連絡することもあります。内定辞退のメールに返信がない場合は、「再度メールを送る」もしくは「電話で確認する」の2つの対処方法があります。
メールの返信がないときには、採用担当者が確認していない可能性も捨てきれません。数日たっても返信が届かない場合は、再度メールを送るか、電話で内定辞退を伝えましょう。
呼び出されたらどうすれば良い？
あまり多くはない事例ですが、内定辞退を申し出たときに、採用担当者から呼び出しを受けることがあります。たとえば「詳細を確認したいので、一度来社していただけますか？」と、いわれたとしても要求に応じる必要はありません。
企業が呼び出す目的は、辞退を撤回しようと説得するためとも考えられます。内定辞退を取り消すつもりがないのであれば、辞退する意志が固いことを再度伝えて、「大変申し訳ございませんが、気持ちは固まっているため、訪問はいたしかねます」と、断ることもできます。
内定辞退の電話をする際のポイントと例文
企業に内定辞退を伝えるときの連絡方法としては、まずは電話を選びましょう。ポイントを押さえながら丁寧に伝えれば、失礼になることはありません。ここでは、電話で連絡するときの時間と例文を解説します。
電話で連絡するときは時間に気をつけよう
内定辞退の電話をするときには、採用担当者の忙しくない時間帯を選ぶのがポイントです。企業の営業時間や定休日にもよりますが、基本的には平日の日中を選んでおけば、問題ありません。昼休みや始業直後、終業前の時間帯は、忙しくしていることが予想できます。立て込んでいそうな時間帯はなるべく避けて、簡潔に内定辞退の意志を伝えましょう。
電話で連絡するときの例文
お世話になっております。先日、内定通知をいただいた◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。このたびは、内定通知の件でご連絡いたしました。大変申し訳ございませんが、御社から頂戴した内定を辞退させていただきたいと思います。
就職活動を進める中で、他社からも内定をいただきました。最後まで悩みましたが、自分の適性を考え、そちらの会社に入社することを決意いたしました。
選考では貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。ご丁寧な対応をしていただきありがとうございました。
内定辞退に関してよくある質問
こちらでは、内定辞退において、就活生からよくある質問に対して答えていきますので、参考にしてください。
新卒の場合、内定承諾後でも辞退できる？
内定を得たあとは、企業に内定承諾書を提出するのが一般的です。内定承諾書とは、内定を得た学生が内定を承諾し、その企業に「入社する」と、誓約する書類のことを言います。
「内定承諾書を送った後だけど、もう手遅れ？」と焦ってしまう人もいるでしょう。しかし、内定承諾書には法的な拘束力がないため、入社日の2週間前までであれば辞退は可能です。
ただし、内定承諾書を提出した後の辞退は、企業にとって大きな負担です。企業は、あなたの入社の準備を進め、ほかの人の採用を止めていたかもしれません。辞退すれば、その分の人材確保に時間も労力も費やすことになるため、迷惑をかけてしまうということは肝に銘じておきましょう。
内定辞退の理由は正直に伝えても大丈夫？
原則として、辞退理由は「嘘をつかず、しかし過度に詳細に語らない」がベストです。採用担当者は辞退理由を今後の改善材料にすることがあるため、最低限の理由（他社内定、自分のキャリアに合致しない、一身上の都合など）を誠実に伝えるのは問題ありません。
一方で、ネガティブな理由（給与・待遇だけが低い、職場環境が悪そうなど）をあからさまに記載すると印象を悪くする可能性があるため、控えめに表現するのが無難です。
「正直さ」は大切ですが、相手の立場を考えた配慮ある言い回しを心がけましょう。
内定承諾書を提出した後は断れない？
一般的には、内定承諾書を提出しても法的に「辞退できない」ということはありません。
ただし、提出後の辞退は企業側に迷惑をかける可能性が高いため、慎重に対応する必要があります。企業との契約条項（契約解除のペナルティなど）がないか確認し、できれば早めに連絡を入れることが礼儀になります。
ただし、企業によっては「内定を辞められると困る」という反応を示すケースもあるため、感情的にならず冷静に対応することが重要です。
内定承諾書の連絡が遅くなったときは？
締め切りを超えてしまった場合は、まず速やかに企業に事情を説明し、謝意を伝えましょう。
「他社の選考結果を待っていた」「意思決定に時間を要してしまった」など、誠実な事情を簡潔に伝えることが大切です。ただし、遅れを正当化する理由を細かく述べすぎると印象を悪くすることもあるため、理由は端的にまとめましょう。
また、遅延の連絡をする際は、電話でのお詫びと併用してメールで正式な連絡を入れると、真摯な対応になります。
「内定」と「内々定」の違いは？
内々定と内定の違いは以下のように説明できます。
- 内々定：選考上の非公式な決定。法的拘束力はなく、最終的な条件交渉や契約後には取り消しが生じる可能性もある。
- 内定：企業と就業契約を結ぶ前段階として、「正式な採用通知」。内定通知が出た段階で企業側・学生側ともに一定の責任と期待が生まれる。
内部的な扱いは企業によって異なる場合がありますが、一般的には内定通知後の辞退・取り消しの方が責任感が伴うものと認識されやすいため、辞退時の対応はより丁寧にすべきです。
内定辞退の返信が来なかったらどうしたら良い？
メールで辞退を伝えても、返信がないケースがあります。これは採用担当者が多くのメールを受け取っており、見落としや返信遅延が起こるためです。このような場合、以下の対応が推奨されます。
1.3〜5日程度待つ 2.確認の電話を入れる：「先日メールを差し上げましたが、ご確認いただけましたでしょうか」という趣旨で簡潔に伝える 3.メールを再送またはフォローアップメールを出す 4.担当部署（人事部など）にメールを転送 + 宛先を改めて明記
このように「辞退の意思を確実に伝える努力」を怠らないことがマナーです。
内定辞退の連絡は電話とメール、どちらが良い？
一般的には、電話での連絡が基本的なマナーとされており、誠意を直接伝えられるため望ましい方法です。電話では相手の反応を聞きながら柔軟にフォローもできるからです。
ただし、担当者と連絡がつかない、営業時間外などの事情がある場合はメールで連絡しても差し支えありません。その際は「先ほどお電話いたしましたがご不在だったため、メールで失礼いたします」といった一文を添えると良いです。
そのため、ケースに応じて、電話→フォローのメールという併用スタイルをとるのが安全です。
内定辞退を迷っていたら、企業の選考体験談を参考にしよう！
ワンキャリアでは就活生が内定辞退をした理由を掲載しています。志望企業ごとで確認できるので、内定辞退をする場合は参考にしてみると良いでしょう。
▼内定者の体験談『内定辞退理由』
・他の会社と比べて研修制度に物足りなさを感じたため。
・新規開拓営業が2年間ほど続くのが苦悩になると感じたため。
・地方への配属リスクがあるため
※内定者の体験談をもっと見たい方は体験談をご確認ください。
おわりに
複数の企業の面接を受ける就活において、内定辞退は決して珍しいことではありません。内定辞退を決断したら、なるべく早めに採用担当者に連絡し、感謝やおわびの気持ちを伝え、誠意のある態度で対応することが大切です。
（Photo：yamasan0708 , rawf8／Shutterstock.com）
