こんにちは、ワンキャリ編集部の井口です。
就活を始めた学生にとって、不安なことの1つにOB・OG、メンターなどに送る「メールの文章の書き方」があると思います。
大学生活の中でのLINEやメールでのやり取りの文面そのままはダメだと分かっていても、社会人がどのようにメールを使っているのか分からない、というのが就活初期にぶつかる悩みではないでしょうか。
件名の付け方や返信の仕方など、気を付けなければいけないビジネスマナーは山ほどあります。そんな学生のため、就活でよく使うメール例文を11パターンほど厳選してご紹介します。
<目次>
●就活メールの基本的なマナー
●就活メールの書き方
●【シーン別】就活メールの例文/テンプレ集
・例文1. OB・OG訪問:依頼メール(初対面の方に)
・例文2. OB・OG訪問:質問の事前送付メール
・例文3. OB・OG訪問:お礼メール
・例文4. OB・OG訪問:進路決定の報告メール
・例文5. インターン:メンターや社員へのお礼メール
・例文6. 説明会:訪問後のお礼メール
・例文7. 説明会/面接:キャンセルメール(辞退しない)
・例文8. 説明会/面接:日程調整メール(返信)
・例文9. 説明会/面接:日程変更メール
・例文10. 選考:辞退メール
・例文11. 選考:内定辞退メール
・例文12. 選考:内定通知へのお礼・返信メール
就活メールの基本的なマナー
就活メールにおける基本的なマナーにおけるポイント主に4つです。
・24時間以内の返信 ・件名を設定すること ・本文の書式 ・相手を意識した内容
それぞれのポイントを意識した就活メールの書き方を次の章でご紹介します。
就活メールの書き方
24時間以内の返信
メールを受信してから24時間以内に返すのが基本マナーです。 対応が早いことで、「この人は仕事ができる人だ」という印象を与えることができるため、良い評価につながるでしょう。
また、24時間以内に返信ができない場合には「返信が遅くなり申し訳ございません」の一文を添えることも大切です。
件名
メールを作成する際は、内容に合わせた件名を設定することが大切です。 また、自分からメールを送る際は、以下のように「自分の大学名と氏名」を入れて、件名を見ただけで誰からのメールなのかを分かるようにしましょう。
・説明会キャンセルするメール 例:説明会キャンセルのおわび(◯◯大学 井口太郎)
さらに、メールに回答する場合は返信メール、ということが伝わるように「Re:(受信したメールの件名)」と設定することも重要です。学生からメールを送る場合は、以下の例のように件名を設定することをおすすめします。
本文
本文では、以下の流れで書くのが一般的なビジネスマナーとされています。
1. 宛先・宛名 2. あいさつ 3. 内容 4. 締め 5. 署名
これからご紹介する例文の中では、本文の流れを意識しながら確認してみてください。
相手を意識した内容
メールを作成する際は、相手を気遣う、意識した内容を意識することが大切です。
例えば、日程調整を依頼する際は、いくつかの候補日時を提示したり、質問する際は、一方的な自分都合の書き方ではなく、相手を気遣うような丁寧な表現で書いたりすることなどです。 また、相手に何かを依頼する際には、「大変恐縮ですが」「大変申し訳ありませんが」「お手数ですが」などといった表現を添えることもおすすめします。
【シーン別】就活メールの例文/テンプレ集
例1:OB・OG訪問:依頼メール(初対面の方に)
【件名】
OB・OG訪問のお願い(◯◯大学 井口太郎)【本文】
◯◯株式会社◯◯部
▲▲様突然のメール失礼いたします。
◯◯大学◯学部◯学科に在籍しております、3年の井口太郎と申します。現在、△△△△年新卒入社に向けて就職活動をしており、貴社を志望しております。
(紹介者名)から、▲▲様のご連絡先を紹介いただきました。(or大学のキャリアセンターにてご連絡先を伺いました。)貴社への理解を深めたいと思っており、仕事内容についてお話をお伺いさせていただきたく、ご連絡いたしました。ご多用中と存じますが、お受けいただけるようでしたら、▲▲様のご都合のよろしい時にお目にかかりたく存じます。
書中でのお願いで大変恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi taro)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
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例文2. OB・OG訪問:質問の事前送付メール
【件名】
OB・OG訪問での質問について(◯◯大学 井口太郎)【本文】
◯◯会社 ◯◯部
▲▲様お世話になっております。
◯◯大学◯学部◯学科の井口太郎です。この度は、ご多用のところOB訪問をお引き受けいただきまして、誠にありがとうございます。
当日伺いたい質問を事前にお知らせしますので、ご確認いただけますと幸いです。・(質問)
・(質問)
・(質問)以上でございます。
お忙しい中恐縮ですが、何卒(なにとぞ)よろしくお願いいたします。--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi taro)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
--------------------------------------------------------------
例文3. OB・OG訪問:お礼メール
【件名】
OB・OG訪問の御礼(◯◯大学 井口太郎)【本文】
◯◯株式会社◯◯部
▲▲様お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯学科の井口太郎です。本日はご多用のところ、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
▲▲様のお話から自分のビジョンがはっきりとし、貴社で働かせていただきたい気持ちがさらに強まりました。
特に今日の「(具体例)」のお話は、(感想)で印象に残り、大変勉強になりました。これから▲▲様からいただいた貴重なお話を参考に、さらなる企業研究を進めて参ります。
またご相談させていただくこともあるかもしれませんが、その際は、ご指導よろしくお願いいたします。貴重なお時間をいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi taro)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
--------------------------------------------------------------
例文4. OB・OG訪問:進路決定の報告メール
【件名】
進路内定報告(◯◯大学 井口太郎)【本文】
◯◯株式会社◯◯部
▲▲様お世話になっております。
◯◯大学◯学部◯学科の井口太郎です。過日はご多用のところOB訪問のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
この度はお世話になった▲▲様に、貴社の内定をいただきましたことをご報告したくご連絡いたしました。▲▲様のご指導のおかげでいただけた内定だと思っております。
心より感謝申し上げます。一日も早く貴社の一員として活躍できるよう、精進いたします。
今後とも先輩として、ご指導ご鞭撻(ごべんたつ)のほどよろしくお願い申し上げます。--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi taro)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
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例文5. インターン:メンターや社員へのお礼メール
【件名】
インターンシップ参加のお礼(◯◯大学 井口太郎)【本文】
◯◯会社 ◯◯部
▲▲様お世話になっております。
◯◯大学◯学部◯学科の井口太郎です。この度は、貴社のインターンシップに参加させていただき、大変貴重な経験となりました。
その感謝の気持ちをお伝えしたくご連絡いたしました。初めての企業という場で、業務の一端を経験させていただくことで、思い描いていた以上の責任の大きさを実感しました。円滑なコミュニケーションに心を配りながら、自身の目標を明確にし、確実に課題をクリアにして達成していくことの大切さを実感しました。(具体的な感想を述べる)また、業界理解、業務内容についても、貴社で活躍する社員の方々から具体的なお話を伺う機会に恵まれ、進路を選ぶ上で大変学びの多い体験となりました。
インターンシップを終えて、「貴社の一員として働きたい」という憧れがさらに強くなりました。
貴重な体験をさせていただいたこと、重ねてお礼申し上げます。末筆ながら、貴社のご発展と社員の皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi taro)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
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例文6. 例文6. 説明会:訪問後のお礼メール
【件名】
説明会参加のお礼(◯◯大学 井口太郎)【本文】
◯◯会社◯◯部
▲▲様お世話になっております。
◯◯大学◯学部◯学科の井口太郎です。本日は、貴社の会社説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。
貴社の具体的な事業や業務内容を伺い、◯◯というイメージをつかむことができました。説明会を経て、貴社への憧れがさらに強くなりました。
いただいた資料を熟読し、貴社への理解をさらに深めて参ります。貴重な時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi taro)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
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例文7. 説明会/面接:キャンセルメール(辞退しない)
【件名】
説明会キャンセルのお詫(わ)び(◯◯大学 井口太郎)【本文】
◯◯会社◯◯部
▲▲様お世話になっております。
◯◯大学◯学部◯学科の井口太郎です。◯月◯日◯時から開催される会社説明会(/面接)にお伺いさせていただく予定でしたが、
大学の試験が日程変更となったため貴社の説明会(/面接)と重複してしまい、
お伺いすることができなくなってしまいました。せっかくお席をご用意いただきましたのに(/お時間を作っていただいたのに)、大変申し訳ございません。大変恐縮ですが、別日程で説明会がございましたら、参加させていただきたいと考えております。
(/面接のお時間をいただくことができるようでしたら、お願いしたく存じます。)お忙しいところお手数をお掛けして申し訳ございませんが、
ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi taro)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
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例文8. 説明会/面接:日程調整メール(返信)
【件名】
面接の日程調整に関するご連絡(◯◯大学 井口太郎)【本文】
◯◯会社◯◯部
▲▲様お世話になっております。
◯◯大学◯学部◯学科の井口太郎です。この度は、面接の日程調整の件で、ご連絡いたしました。 先日は、次回の面接に関するご連絡をいただきありがとうございました。 また、〇〇様をはじめ、皆さまにお会いできる機会をいただけて大変光栄です。
次回の面接日時ですが、ご提案いただいた候補の中ですと、
〇月〇日〇時が可能です。
こちらでお時間をいただいてもよろしいでしょうか?
お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。 今後とも引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。 --------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi taro)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
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例文9. 説明会/面接:日程変更メール
【件名】
説明会日程変更のお願い(◯◯大学 井口太郎)【本文】
◯◯会社◯◯部
▲▲様お世話になっております。
◯◯大学◯学部◯学科の井口太郎です。この度は◯月◯日◯時から予定している説明会(/面接)の日程を変更させていただきたく、ご連絡いたしました。
大学のゼミ発表の予定が変更となり、同日の説明会(/面接)に参加することが難しくなってしまいました。誠に不躾(ぶしつけ)なお願いで大変申し訳ありませんが、もしお席のご用意が可能でしたら、
◯月◯日◯時からの説明会(/面接)に変更させていただけませんでしょうか。お忙しい中お手数をおかけしまして、大変申し訳ございません。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi taro)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
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例文10. 選考:辞退メール
【件名】
選考辞退のお詫び(◯◯大学 井口太郎)【本文】
◯◯会社◯◯部
▲▲様お世話になっております。
◯◯大学◯学部◯学科の井口太郎です。この度◯月◯日◯時開催の◯次選考に参加させていただく予定だったのですが、
大学のゼミ発表の日程変更により、貴社の選考と重なってしまいました。
選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。本来、直接お目にかかってお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、重ねてお詫び申し上げます。今後とも何卒よろしくお願いいたします。--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi taro)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
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例文11. 選考:内定辞退メール
内定辞退の場合は、なるべく丁寧に電話とメールで伝え、追ってお手紙を書くなど最大限に誠意を持った対応を心掛けましょう。
【件名】
内定辞退のお詫び(◯◯大学 井口太郎)【本文】
◯◯会社◯◯部
▲▲様お世話になっております。
◯◯大学◯学部◯学科の井口太郎です。先日はご多用のところ、OB訪問をはじめ採用に関しまして多くのお時間をいただき、誠にありがとうございました。
また、この度は、内定のお知らせをいただきましたこと大変嬉しく思っております。
重ねてお礼申し上げます。そのようなところ誠に恐縮なのですが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。内定をいただいた後、貴社でどのような仕事をしていくか、また私が貴社でどのような仕事に貢献ができるかと自分なりに考えておりました。
その結果、別の会社様とのご縁を感じ、そちらの会社様へ入社する決意を固めました。本来、直接お伺いしてお詫びすべきところメールでのご連絡となってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。大変申し訳ない気持ちでいっぱいです。最後になりましたが、貴社の益々(ますます)のご発展をお祈り致しております。
今後、何かのご縁でご一緒する機会がありましたら、どうぞよろしくお願いいたします。--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi hanako)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
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例文12. 選考:内定通知へのお礼・返信メール
【件名】
内定のお礼(◯◯大学井口太郎)【本文】
◯◯会社◯◯部
▲▲様お世話になっております。
◯◯大学◯学部◯学科の井口太郎です。先日はご多用のところ、面接をはじめ採用に関しまして多くのお時間をいただき、誠にありがとうございました。またこの度は内定の通知をいただきましたこと、大変嬉しく思っております。
重ねてお礼申し上げます。一日も早く貴社の一員として活躍できるよう精進いたします。
今後ともご指導ご鞭撻の程、何卒よろしくお願いいたします。--------------------------------------------------------------
◯◯大学◯学部◯学科3年 井口太郎 (Iguchi taro)
TEL:080-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
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おわりに
以上、就職活動でよく使うメール例文11パターンを紹介しました。OB・OG訪問のお礼、面接の日時変更の連絡、採用担当者への返信、就活中に送るメールには必ず守らなければならないポイントが存在します。
就活生の皆様も、迷ったときに参照してください!
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