こんにちは、ワンキャリ編集部の野村なじおと申します。
以前、マンスリー記事(3月/4月)で似顔絵イラストを献上しました。
本記事では、就活で履歴書やエントリーシート(ES)を郵送する時の封筒の書き方について、図解付きで解説しますよ!
「封筒」は履歴書などを企業に郵送する際や、面接や説明会に持参する際の就活のマストアイテムです。志望動機や自己PRを練り上げて、悶絶(もんぜつ)しながら書き上げたあなたの履歴書やESも相手にしっかり届かなければ意味がありません。
思いもよらない所でミスをして、人事・採用担当に悪い印象を与えてしまわないようにしましょう。
【目次】
●封筒の種類
●書き始める前に
●<横書き>表側の書き方
●<横書き>裏側の書き方
●参考図解:縦書き
●おわりに
履歴書やESを送るときに使う封筒の種類
まずは郵送の基本から押さえましょう。
Q. 封筒のサイズは何を買えばいいですか?
A. 封筒の規格は角形(かくがた)封筒の「角形2号(240 × 332mm)」か「角形A4(228 × 312mm)」(※1)を選びましょう。
これは言わずもがな、A4サイズ(210×297mm)の履歴書などを折らずに入れられるためです。提出された書類はコピーや保管、またはファイリングされます。折ってしまうと、採用担当が作業しづらくなり、印象が悪くなってしまいます。
Q. 封筒の色は何か決まってますか?
A.「白色」がオススメです。
一般的に応募書類の送付に使うのは「白色」となっています。
ですが、だからといって「茶封筒だと絶対に落ちる」ということではありません。というのも、茶封筒は請求書や領収書、DMなど、さまざまな用途で使われます。皆さんも、ネットで買った商品が茶封筒で送られてきた経験があると思います。そういった郵便物に紛れてしまう可能性がありますし、「履歴書在中」の赤い文字も白色の方がよく目にとまります。
以上から、白色の方が無難と言えます。
学校指定の封筒があるならば、それを使うことに越したことはないです。企業によっては、学校指定の封筒を使うよう指定されることもあります。たいていの物は必要書類のチェック欄があるため、入れ忘れの防止にも役立ちます。あらかじめ、自分の大学で販売しているのか確認しましょう。
(※1)参考:封筒屋どっとこむ「既製封筒一覧(サイズ一覧、キーワード別)」
書き始める前に確認しておくこと2点
ESなどの応募書類はコピーしておく!
必ず履歴書・エントリーシート(ES)を事前にコピーして保管しておきましょう。一度、封筒に入れて封をしてしまうと、当然ですが中身を再確認できません。エントリーシート(ES)などの内容を忘れてしまうと致命的です。必ずコピーをとっておきましょう。
横書きか、縦書きか? その基準とは?
まず、封筒の文字は縦書きと横書き2種類ありますが、一体どう書き分ければいいかご存じですか?
厳密なルールはありませんが、会社名に英語が多く使われているかどうかで判断しましょう。英語が多い場合は、違和感がないように横書きにします。少ない場合はそのまま縦書きにしましょう。
縦書きが横書きかで生じる主な違いは以下の3点です。
(1)郵便番号を除く数字 → 縦書き「漢数字」/横書き「アラビア数字」
(2)表側:「◯◯在中」の文字の位置 → 縦書き「左下」/横書き「右下」
(3)裏側:差出人の住所の位置 → 縦書き「左下」/横書き「右下」
郵便番号は縦書きと横書きどちらでもアラビア数字で記載しましょう(※2)。
以降は会社名が英語だった場合を例にとって、表側と裏側に分けて封筒の書き方を説明していきます。
(※2)出典:日本郵便「内国郵便約款(別記[1])」
【表側の書き方】あて先・あて名、◯◯在中など
参考:日本郵便「封筒の表書き・裏書きの書き方」、「内国郵便約款(別記[1])」、手紙の書き方「【仕事】宛名の書き方(封筒)」
あて先(送付先の住所):番地もしっかりと明記。「ー」などで省略しない
真ん中よりやや上から書き始めます。送付先の住所が一行に収まりきらない時は、区切りの良い所で改行して2行目に移ります。2行目の書き始めは1行目よりも一文字分空けた右側から始めましょう。番地の数字は漢数字ではなく、アラビア数字を使用しましょう。ここでも、番地などで「ー」などの略称は使わないようにしましょう。また、ビル名が住所に含まれている場合は、ビル名も略さずに記載します。
あて名(送付先の会社名):株式会社などはしっかりと正式名称で
封筒の真ん中付近に、あて先よりもやや大きめの文字で書きます。
「株式会社」は(株)に略して使用せずに、「株式会社 ◯◯」と書くのが正式な書き方です。また、株式会社以外にも、◯◯法人・◯◯社団も同様。独立行政法人を(独)、医療法人社団を(医)、学校法人を(学)と略さず正式名称を書きましょう。
あて名の敬称:間違えやすい「御中」と「様」の使い分け
「御中」は会社名・部署までに使用できます。
一方で「様」は個人の名前や、◯◯担当といった役職・担当が特定できる場合に使用しましょう。また、書く際は「御中」「様」の前は少しスペースを空けておきます。
個人名がわからない「採用担当」となっている場合は「採用ご担当者様」と書き、「様」の前の場合は空けなくて大丈夫です。
【良い例 ◯】
株式会社◯◯ 人事部 御中
株式会社◯◯ 人事部 採用ご担当者様
株式会社◯◯ 人事部 ◯◯ 様
株式会社◯◯ 人事部 採用担当 ◯◯ 様
また、下記のように人物に対する「御中」、そして「御中」と「様」の重複はNGです。注意しましょう。
【悪い例 X】
株式会社◯◯ 人事部御中 ◯◯ 様
株式会社◯◯ 人事部 ◯◯ 御中
◯◯在中:何が入っているのかを明記する
封筒の中身が一目で分かるように朱書き(赤い文字)で右下に書きます。赤いボールペンで、「履歴書在中」と書き、定規などを使い、四角で文字を囲みます。「履歴書在中」というスタンプを使うと便利なので、おすすめです。
履歴書だけなら「履歴書在中」、エントリーシートだけなら「エントリーシート在中」と書き分けましょう。複数の時は「応募書類在中」と明記しても大丈夫です。
強いて注意点を挙げるならば、あて名に近い位置に記載しないことです(※3)。
(※3)参考:日本郵便「内国郵便約款 第23条」
番外編:レアなパターン
あまりないケースですが、送付先住所の企業や団体に所属していない企業に送る時は「気付(きづけ/きつけ)」を使用します。これは例えば、一時的にホテルに泊まっている友人あてに手紙を書くのと同じ状況です。
株式会社 ◯◯ 気付
独立行政法人 △△ 御中
【裏側の書き方】差出人の住所・氏名
参考:日本郵便「封筒の表書き・裏書きの書き方」、「内国郵便約款(別記[1])」、手紙の書き方「【仕事】宛名の書き方(封筒)」
差出人の住所と氏名などを裏面も表面同様に横書きで書いていきます。書く場所は右下あたりで、先ほどと同じ要領で書きましょう。
まず、最初に「投稿した日付(封緘(ふうかん)日)」を記載しておきましょう。横書き・縦書きともに左上に記載します(※4)。
その後に下に続けて「郵便番号」と「住所」「氏名」を記載し、最後に「大学名・学部名・学科名」を書くようにしましょう。受け取り側が一目で誰が送ってきたかが分かるようにします。
(※4)参考:手紙の書き方「宛名の書き方(封筒)」
添え状(送付状)の書き方:必要だが、選考の対象ではない
例えば、メールで何かのデータを送る時、データだけでなく「よろしくお願いします」と一言添えるのと同様に、添え状は印象が良くなると思われます。マナー上は必要ではありますが、かと言って、入れ忘れたから選考に落ちるということもないようです。
手書きでも大丈夫ですが、基本的にはPCで効率的に作成しましょう。用紙は他の書類と同じA4サイズを使用し、本や以下の無料テンプレートを活用しましょう。
もし、自作する場合の記入する手順や構成は以下を参考にしてください。
(5)の「前文」には頭語の「拝啓」が、(6)「末文」には結語の「敬具」が入ります。これらは必ずセットで用いられます(※5)。前文の「時候の挨拶」では、年中使える「時下」を入れてもいいです(※6)。
(7)「記書き」では3段ほど間を空けて中央に「記」と書き、必要事項を「箇条書き」で列記。また数段下げて右詰めで「以上」と書いて結びます。
(※5)参考:郵便局「手紙の基礎知識 頭語と結語」
(※6)参考:手紙の書き方大事典「時候の挨拶」
添え状の注意点:過度な自己PRはしない
添え状の目的は前述の通り、あくまでも「誰から」「誰に」「何を」「どれだけ」送付したのかを伝えることです。従って、「添え状での自己PRは不要」です。
あくまでも、選考の対象は履歴書やその他提出書類です。そもそも添え状は、封筒と同様に捨てられるものと認識しておきましょう。
書類を入れるときのポイント:万が一に備えてファイルに入れましょう
必ず「クリアファイル」に書類を入れておきましょう。書類が入る大きさに入れたからといって、それがそのまま届くとは限りません。折れたり、雨に濡(ぬ)れてしまったり、汚れてしまうこともあります。
ロゴやデザインが書いていない、透明のものを選んでください。マストではありませんが、ファイルを上下に2枚重ねて入れて挟んでおくとさらに万全でしょう。
入れる向きは、封筒から取り出した時に文字が読める向きにして、以下の順番に入れます。
添え状 → 履歴書・エントリーシート → 成績証明書・卒業見込証明書 → その他書類
添え状が一番上に来るようにして、次に履歴書……、となるようにしましょう。
封を閉じる:のり付けするか両面テープでとじて、封字を書く
必要書類が入っているのをしっかり確認して、フラップ(開封部分)に封をします。これを「封緘(ふうかん)する」といいます。ホチキスやセロハンテープだと封をした後、もう一度開けられたか見破りにくいため、必ず「のり付けするか」か「両面テープ」で封をしましょう。
次に封字を書きます。これには意味があり、「封緘した(しっかりと封を閉じました)・途中で第三者に見られていない状態」ということを明示しています。
就活で書類の送付に使用される封字は「締」の略字である「〆(しめ)」が一般的です。
黒色でフラップと本体の境目に「〆」の交差した部分がフラップの境目にくるようにしましょう。画数は二画で一画目を止めハネするのがポイントです。半ばまで持ってきて、二画目を左下へ、という具合です。細かいですが、☓(ペケマーク)や、X(エックス)や、カタカナの「メ」とは異なりますので注意してください。専用のスタンプや印鑑がある場合はそれを使用しても大丈夫です。
より丁寧な印象を与えたい時や、企業から厳封の指定がある場合は「封」や「緘」を使用しましょう(※7)。
(※7)参考:封筒印刷の専門店『「封字」とは? その種類と使い方』
切手:郵便局で郵送料金を確認しよう
確実に郵送してもらうために、実際に郵便局に行って郵便物の重さを量って貼ってもらうことをオススメします。
郵送料金は2022年2月現在だと、140円だと見積もっておきましょう。「角形2号」か「角形A4」は「定形外郵便物」の「規格内」に分類されます。そして、封筒全体の重さは50g〜100g程度なのでそのぐらいの値段が該当します(※8)。
なお、自分で貼る際は枚数に注意しましょう。左上に貼れる範囲が「縦7.0cm×横3.5cm」なので枚数に換算すると、横に3枚、縦に2枚までがおおよその目安です。また、少ない金額の切手を何枚も貼るのはそもそもマナー違反です(※9)。
余裕を持って提出できるのが理想ですが、もし、提出期限がギリギリで、間に合うか分からないときは料金を追加(260円分)して「速達」を利用しましょう(※10)。
(※8)出典:日本郵便「手紙(定形郵便物・定形外郵便物)の基本料金」
(※9)出典:日本郵便「内国郵便約款(別記[1])」
(※10)出典:日本郵便「オプションサービスの加算料金一覧」
参考図解:縦書きの書き方
英語が使用されていない場合は、横書きの書き方のポイントを押さえつつ以下のように書きましょう。
参考:日本郵便「封筒の表書き・裏書きの書き方」、「内国郵便約款(別記[1])」、手紙の書き方「【仕事】宛名の書き方(封筒)」
おわりに:執筆後記
いかがでしたか? 今回は就活でのオススメの封筒の書き方をご紹介しました。マナーは不文律で、細かな点が異なるほか、受け取る相手によって印象はさまざまなので絶対とは言い切れませんが、郵便法などのポイントは知っておくに越したことはないといえます。
封筒を使用する習慣が減っている現在で、封筒をわざわざ使用する際は必ずと言っていいほど重要な書類を送る時です。僕も同じ経験があります。みなさんの魂がこもった応募書類などが確実に届くようにするだけでなく、受け取る相手の立場を慮って、自分の気持ちや意気込みがきちんと伝わるようにしたいですね。そのためにマナーなどをしっかりと認識しましょう。
これが就活生の皆さんの役に立てば幸いです。ではでは。
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(※)この記事は2019年5月に公開された記事を一部変更・加筆して再掲しております。
(Illustrated and Written by 野村なじお)