こんにちは、ワンキャリ編集部です。
「インターン選考は通ったものの、インターン本番までになにか準備をしなくていいのだろうか……」
こういった漠然とした不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。
独学でロジカルシンキングやスライド作成スキルなどを訓練している人は多いかもしれませんが、エクセルはなんとなく使い方を知っている気がして、意外と勉強している人は少ないと思います。
今回は、多くの人が使いこなせていると思っているエクセルを、他の就活生と圧倒的に差をつける武器にする方法をお届けします。
3時間で最高のアウトプットを出す必要がある
なんとなくエクセルを使える人は多いかもしれませんが、「早く、美しく」使える人は少ないのではないでしょうか。外コン・外銀をはじめとした4日程度で最終プレゼンまで準備するインターンでは、エクセル資料をいかに早く作れるかがカギになります。
なぜ、エクセル作成の早さがカギになるのか。以下の、ある外コンのインターンのスケジュールをご覧ください。
クライアントの売り上げ向上策立案が課題に据えられたこのインターンの4日間のスケジュールはこのようになります。
1日目：仮説構築、調査の目的と調査方法の検討
2日目：調査実施とアセットの確定
3日目：戦略の立案、プレゼン準備
4日目：プレゼン準備
このスケジュールが示す通りプレゼンの準備に充てられるのは、実質3日目午後・4日目のみです。この間にスライド作りプレゼンの練習も行うことを考えると、エクセルで収益モデルを作る時間はわずか3～4時間ほどでしょう。その中で施策を補強する説得力のある表を用意するには、スピードの追求が必要であることはご理解いただけると思います。
以上のように資料作りに掛けられる時間は限られます。こうした中でより良いアウトプットを追求するためには、資料作りの早さがカギを握るのです。
文字色は印象を大きく左右する
加えて、アウトプットの質に大きく関わるのが「美しさ」です。
なぜエクセルを「美しく」作るスキルが必要になるのでしょうか？以下の表をご覧ください。
これはある外銀のインターンの最終発表資料の一部です。ご覧のとおり、表で複雑な内容を伝えるためには、表自体をできるだけシンプルにしなければなりません。文字の色一つの違いでも、インターンでは審査員、ビジネスの場ではクライアントの心を動かせるか否かという大きな違いへつながるのです。
エクセル操作が圧倒的に早くなるショートカット一覧
エクセルをより早く使いこなすためには、ショートカットと関数を使いこなすことが必須です。以下に、よく使われるショートカットと関数を一覧形式でまとめたので、エクセル資料を作る際はこれを参考に一つずつショートカット・関数を覚えて、自在に使えるよう訓練しましょう。
（以下、Windows環境を前提）
ショートカット（Ctrlを使うもの）
Ctrlキーを用いたショートカットキーは、Ctrlと同時に他のキーをタイプすることによって操作します。
ショートカット（Altを使うもの）
Altキーを用いたショートカットキーは、Altを押した後に、他のキーを順にタイプすることによって操作します。
Altキーを押すと、エクセル上部の選択項目にアルファベットが表示されます。その後、選択したい項目に割り当てられたアルファベットをタイプするとマウスを使わずに使いたい機能を呼び出せます。これがAltキーを用いたショートカットキーの使い方です。
Altキーを使ったショートカットはすべて表示されるので、ここでは使用頻度の高いショートカットを3つに絞ってご紹介します。
ショートカット（Functionを使うもの）
各Functionキーに機能が割り振られていますが、ここでは使用頻度の高いものに限定してご紹介します。
関数
中でも頻出度の高いVLOOKUPは確実に使いこなせるようにしておきましょう。
エクセルを美しく「魅せる」4つのコツ
続いてエクセルを美しく使いこなすための方法をご紹介します。以下、見やすい表を作るための主な注意点をご紹介しますが、状況（表を見せる相手や表が示す内容）によって「見やすい」の定義は多少変化します。杓子定規にコツをまねるのではなく、「どうすれば見やすくなるか？」という視点を常に持ち、表を作成することをオススメします。
文字のコツ
・ベタ打ちと数式で色分け
関数ではなく直接値を入力することをベタ打ちといいますが、ベタ打ちのセルと数式のセルの文字色は分けておくとよいでしょう。変化させる数値と、それに伴う結果が一目瞭然になります。
例えば、
ベタ打ち：青字
数式：黒字
他のワークシートの参照：緑字
と自分でルールを決めておくとよいでしょう。
配色のコツ
・色は淡色を2色まで
色の使い過ぎは見る人にストレスを与えるので、セルの色付けをする場合は淡色を用い、色数は2色を上限にしましょう。
・印刷範囲を白塗りにする
印刷するとセルの区切りは表示されません。印刷範囲のシートは背景を白塗りにしておくことをオススメします。こうすることで、印刷後のイメージを持ちながら画面上で編集できるようになります。
罫線のコツ
・縦線の代わりに左揃え・右揃えを使う
縦線は視線の移動を妨げるため、極力引かないようにしましょう。左端の項目を左揃え、それ以外の項目を右揃えに統一すると、文字のシルエットが縦線代わりになり見やすい表になります。
項目のコツ
・項目は1つの列にまとめる
大項目と小項目で列を分けると間延びした印象になってしまうため、1つの列にまとめるようにしましょう。大項目と小項目の違いは、インデントで表します。「セルの書式設定ダイアログ」→「配置」→「文字の配置（横位置）」で設定が可能です。
・セルは結合しない
関数が機能しにくくなるため、セルは結合してはいけません。複数セルにまたがって真ん中に表示させたい場合は、「セルの書式設定」ダイアログ→「文字の配置（横位置）」→「選択範囲内で中央」で設定可能です。
改善例
以上4つのコツを踏まえて表を作ると以下のような違いが生まれます。
（改善前）
（改善後）
おわりに
いかがでしたか。本記事ではさまざまなエクセルのコツをご紹介しましたが、手っ取り早く身につける方法は「実際に使ってみる」ことです。以下のサイトはエクセルの関数を身につけるための練習問題が充実しているのでぜひ活用してください。
東京エクセル物語
エクセルのさらに細かい使い方を学びたい方はこちらをご一読ください。
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