こんにちは、ワンキャリ編集部です。
内定の連絡をもらった際、第一志望の企業であれば嬉しいものですが、他社との比較や条件の不一致などで「辞退したい」と考える場面もあるでしょう。
しかし、いざ辞退しようと思うと、「いつまでに連絡すればいいのか？」「電話でなんて言えばいい？」「怒られたりしないだろうか？」と不安や緊張を感じてしまうものです。内定辞退は決して悪いことではありませんが、伝え方を間違えると企業に多大な迷惑をかけたり、思わぬトラブルに発展したりするリスクもあります。社会人としてのマナーを守り、誠意を持って伝えることが、自分自身の新たなスタートを気持ちよく切るための第一歩です。
本記事では、内定辞退の法的な期限やベストなタイミング、電話・メールでの具体的な伝え方、そして絶対に避けるべきNG理由までを詳しく解説します。この記事を読めば、失礼のない適切な辞退の方法が分かります。落ち着いて連絡ができるよう、ぜひ参考にしてください。
＜目次＞ ●内定辞退はいつまでにすべき？ 法的な期間とベストなタイミング ·法的な期限（民法627条）｜14日以上前に告知すれば問題ない！ ·内定承諾前でも内定辞退できる ·内定辞退のベストなタイミング ●内定辞退する際の基本マナー ·連絡手段は「電話」が原則 ·内定辞退を決めた時点ですぐに連絡する ·相手が対応しやすい時間帯で連絡する ·基本的に辞退理由を詳細に説明する必要はない ●内定辞退の連絡を「電話」で行う際のポイント ·必ず伝えるべき4つの要素｜メモを用意し、要点をまとめておこう ●状況別｜内定辞退の電話例文 ·【基本形】電話例文 ·【承諾前】「他社から内定が出た」ことを理由にする電話例文 ·【承諾後】「熟考した結果、別の道を選ぶ」ことを理由にする電話例文 ·電話がつながらなかった場合の対応 ●企業に「待った」と言われる！ 内定辞退で絶対言ってはいけないNG理由 ·NG理由1. 「御社よりも給与や福利厚生で条件の良い会社を見つけた」 ·NG理由2. 「面接官の印象が良くなかった」 ·NG理由3. 「社風が合わない気がした」 ●内定辞退の連絡を「メール」で行う場合の例文と注意点 ·メールでの連絡が許容されるケース ·内定辞退の「メール例文」 ·返信が3～5日ない場合は電話で連絡を ●内定「承諾後」に辞退する際の注意点 ·内定承諾書を提出した後でも辞退は可能 ·内定辞退の撤回は基本的にはできない ●内定辞退に関するよくある質問（FAQ） ·Q. 辞退によって選考を受けている他の企業に影響は出ますか？ ·Q. 辞退の連絡で怒られるのが怖いです。どうすればよいですか？ ·Q. 内定辞退を引き止められた場合、どうすればいい？ ·Q. 内定辞退の連絡をせず放置するとどうなる？ ·Q. 内々定の段階でも辞退できる？ ●おわりに
内定辞退はいつまでにすべき？ 法的な期間とベストなタイミング
内定辞退を考えたときに気になるのが「いつまでに連絡すればよいのか」という点です。法律上の扱いや企業への影響を理解しておくことで、不要なトラブルを避けることができます。ここでは、法的な期限と実務上望ましいタイミングを整理します。
法的な期限（民法627条）｜14日以上前に告知すれば問題ない！
採用内定が出た時点で、企業と内定者の間には入社を前提とした労働契約が成立していると考えられます。ただし、この契約は法律上、一定の条件で解約が可能です。
民法627条では、期間を定めない雇用契約について、解約の申し入れから2週間が経過すれば契約は終了すると定められています。そのため、入社日の14日以上前に辞退の意思を伝えれば、原則として法的な問題は生じないとされています。
ただし、法律上可能であっても、企業側の準備への影響を考え、できるだけ早めに連絡することが重要です。
内定承諾前でも内定辞退できる
企業から内定が出た後、承諾の回答期限まで一定の検討期間が設けられるのが一般的です。この期間中は、他社の選考結果を待ったり、自分の進路を比較検討したりすることが想定されているため、承諾前に辞退すること自体は特別なことではありません。
また、内定承諾書を提出していない段階であれば、企業側も最終的な意思決定が確定していない前提で採用活動を進めている場合が多く、辞退の連絡は早いほど双方にとって負担が少なくなります。
迷っている場合でも、意思が固まり次第、速やかに連絡することが望ましいでしょう。
内定辞退のベストなタイミング
内定辞退のタイミングは、可能な限り早い段階で連絡するのが基本です。辞退が遅れるほど、企業は研修の準備や配属計画、追加採用の判断などを進めてしまい、影響が大きくなります。
特に多くの企業では内定式以降に入社準備が本格化するため、できれば内定式までに意思を確定させて伝えるのが望ましいとされています。
やむを得ず内定式後や承諾後に辞退する場合でも、事情が固まり次第、できるだけ早く連絡することで、トラブルを防ぎやすくなります。
内定辞退する際の基本マナー
内定辞退は珍しいことではありませんが、伝え方によっては企業に悪い印象を与えてしまう可能性があります。社会人として押さえておきたい連絡手段やタイミング、理由の伝え方など、円滑に辞退するための基本的なマナーを確認しておきましょう。
連絡手段は「電話」が原則
内定辞退の連絡方法は、企業から特別な指定がない場合はメールでも問題ないとされるケースがありますが、一般的には電話で直接伝えるほうが丁寧と考えられています。
特に面接や面談などで時間を割いてもらった場合は、声で感謝と辞退の意思を伝えることで誠意が伝わりやすくなります。
ただし、企業側から連絡方法の指定がある場合は、その指示に従うことが最優先です。また、電話がつながらない場合は、メールを併用するなど柔軟に対応することも大切です。
内定辞退を決めた時点ですぐに連絡する
内定辞退は、回答期限ぎりぎりまで待つのではなく、意思が固まり次第すぐに連絡するのが基本です。辞退の連絡が遅れるほど、企業は入社を前提とした準備や追加採用の判断を進めてしまい、負担をかけてしまう可能性があります。
また、連絡を先延ばしにするほど心理的な負担も大きくなり、ますます連絡しづらくなることもあります。迷いがなくなった段階で速やかに伝えることが、社会人としての信頼を保つうえでも重要です。
相手が対応しやすい時間帯で連絡する
内定辞退の連絡を電話で行う場合は、相手の業務状況に配慮した時間帯を選ぶことが大切です。一般的には企業の営業時間内に連絡し、始業直後や昼休み、終業間際など慌ただしい時間帯は避けるのが望ましいとされています。
たとえば、午前であれば業務が落ち着く時間帯、午後であれば会議が少ない時間帯を目安にするとよいでしょう。もし担当者が不在の場合は、改めて連絡するか、メールで要件を補足するなど、相手が把握しやすい対応を心掛けます。
基本的に辞退理由を詳細に説明する必要はない
内定辞退の理由は、必ずしも詳しく説明する必要はありません。「熟考した結果」「一身上の都合」など、簡潔で差し障りのない表現でも十分に伝わります。
企業側から理由を尋ねられることもありますが、その場合も無理に詳しく話す必要はなく、他社への入社を決めたことや進路を見直したことなど、事実を簡潔に伝える程度で問題ありません。
感情的な表現や企業を否定する内容は、相手に不快感を与える可能性があるため避けるようにしましょう。
内定辞退の連絡を「電話」で行う際のポイント
内定辞退の連絡は、メールではなく電話で行うのが一般的です。ただし、緊張して何を伝えればよいか分からなくなる人も少なくありません。ここでは、電話で辞退を伝える際に押さえておきたい要素や準備のポイントを解説します。
必ず伝えるべき4つの要素｜メモを用意し、要点をまとめておこう
内定辞退の電話では、緊張して言葉に詰まったり、伝える順番が分からなくなったりすることがあります。そのため、事前に話す内容を簡単にメモしておくと安心です。
基本的には
- お礼の言葉
- 辞退する旨
- お詫びの言葉
- 結び
の4つの要素を押さえておけば、失礼のない形で伝えることができます。
お礼の言葉
最初に伝えるべきなのは、内定を出してもらったことや、選考の機会を与えてもらったことに対する感謝の気持ちです。企業は面接や書類選考に時間と労力をかけているため、まずお礼を伝えることで誠実な印象を与えられます。
「この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました」「選考の機会をいただき感謝しております」といったシンプルな表現で問題ありません。
いきなり辞退の話に入るのではなく、最初に感謝を伝えることで、相手に配慮した丁寧なコミュニケーションになります。
辞退する旨
感謝を伝えた後に、内定を辞退したいという意思をはっきりと伝えます。このときは、遠回しな言い方ではなく、「検討した結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」のように、結論が明確に伝わる表現を用いることが重要です。
言いにくさから曖昧な表現をすると、相手に誤解を与えたり、引き止めが長引いたりする可能性があります。理由を添える場合も、簡潔で差し障りのない内容にとどめ、結論を先に伝えることを意識しましょう。
お詫びの言葉
辞退の意思を伝えた後は、企業に迷惑をかける可能性があることへのお詫びを述べます。企業は内定者を前提に採用計画や配属準備を進めている場合があるため、その点に配慮した言葉を添えることが大切です。
「お時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません」「本来であれば直接お伺いすべきところ、電話でのご連絡となり失礼いたします」など、相手への配慮が伝わる表現を用いると、誠実な印象を与えられます。
結び
最後は、これまでの対応への感謝や相手の発展を願う言葉で締めくくります。結びの言葉を入れることで、会話全体が丁寧にまとまり、良い印象のまま電話を終えることができます。
「これまで大変お世話になり、ありがとうございました」「御社の今後のご発展をお祈りしております」といった表現が一般的です。
また、電話の最後には「本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします」と述べ、落ち着いて通話を終えるようにしましょう。
状況別｜内定辞退の電話例文
内定辞退の伝え方は、承諾前か承諾後か、理由の伝え方などによって適切な表現が変わります。実際の会話をイメージできる例文を参考にすることで、落ち着いて連絡できるようになります。状況別に使える電話例文を紹介します。
【基本形】電話例文
内定辞退の電話では、感謝→辞退の意思→お詫び→結び、の順で簡潔に伝えるのが基本です。最初に名乗り、担当者に取り次いでもらったうえで、落ち着いて要点を伝えることが大切です。
応募者：お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました〇〇大学の山田と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。 採用担当者：はい、〇〇です。お世話になっております。 応募者：お世話になっております。内定の件でご連絡いたしました。今お時間よろしいでしょうか。 採用担当者：はい、大丈夫です。 応募者：このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ですが、検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 採用担当者：そうですか。承知しました。 応募者：選考では貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。本来であれば直接お詫びすべきところ、電話でのご連絡となり申し訳ございません。失礼いたします。
結論を明確に伝えつつ、感謝とお詫びを添えることで、短い会話でも誠意が伝わります。理由を詳しく述べる必要はなく、簡潔にまとめることが重要です。
【承諾前】「他社から内定が出た」ことを理由にする電話例文
承諾前であれば、他社への入社を決めたことを理由にしても問題ありません。その際は、相手企業を比較して評価した印象を与えないよう、「自分の進路を考えた結果」という伝え方を意識すると円滑です。
応募者：お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました山田と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。 採用担当者：はい、〇〇です。お世話になっております。 応募者：内定の件でご連絡いたしました。今お時間よろしいでしょうか。 採用担当者：はい、大丈夫です。 応募者：このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。就職活動を進めるなかで他社からも内定をいただき、熟考した結果、そちらに入社することを決めましたため、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。 採用担当者：承知しました。今後のご活躍をお祈りしております。 応募者：ありがとうございます。選考で多くのことを学ばせていただきました。失礼いたします。
他社を選んだ理由を細かく説明する必要はありません。「自分の適性や将来を考えた結果」という表現を使うことで、角が立ちにくくなります。
【承諾後】「熟考した結果、別の道を選ぶ」ことを理由にする電話例文
内定承諾後の辞退は、企業側の準備が進んでいる可能性があるため、より丁寧な表現を心掛けます。理由は簡潔に伝えつつ、特にお詫びの言葉をしっかり添えることが重要です。
応募者：お世話になっております。内定をいただきました山田と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。 採用担当者：はい、〇〇です。お世話になっております。 応募者：内定の件でご連絡いたしました。今お時間よろしいでしょうか。 採用担当者：はい、大丈夫です。 応募者：先日は内定をいただき、誠にありがとうございました。その後も将来について熟考した結果、別の進路を選ぶ決断をいたしましたため、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 採用担当者：そうですか。残念ですが承知しました。 応募者：入社を前提に準備を進めていただいていたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。これまでのご対応に心より感謝申し上げます。失礼いたします。
承諾後は「ご迷惑をおかけすることへの配慮」を明確に伝えることが重要です。理由は簡潔でよく、言い訳のように長く説明しないほうが誠実に伝わります。
電話がつながらなかった場合の対応
電話がつながらない場合は、慌てて辞退の内容を他の担当者に伝える必要はありません。まずは要件のみを伝言として残し、担当者に直接伝えられるよう再度連絡するのが基本です。状況によっては、電話した旨をメールで補足しておくと行き違いを防げます。
応募者：お世話になっております。内定の件でご連絡しました山田と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。 受付：申し訳ありません。ただいま外出しております。 応募者：承知しました。内定の件でお電話した旨をお伝えいただけますでしょうか。私から改めてお電話いたします。 受付：かしこまりました。
伝言では辞退の意思まで伝える必要はなく、「内定の件で連絡した」という要件だけで十分です。担当者の戻り時間や折り返しの有無を確認しておくと、スムーズに次の連絡ができます。
企業に「待った」と言われる！ 内定辞退で絶対言ってはいけないNG理由
内定辞退では、伝え方を誤ると引き止められたり、相手に不快感を与えたりすることがあります。特に理由の伝え方は注意が必要です。ここでは、企業側の印象を悪くしやすい代表的なNG理由と、その背景を解説します。
NG理由1. 「御社よりも給与や福利厚生で条件の良い会社を見つけた」
他社の給与や福利厚生を引き合いに出して辞退理由を伝えると、企業を比較して評価した印象を与え、相手の心証を悪くする可能性があります。
たとえ事実であっても、「条件が良かったから」という言い方は配慮に欠けると受け取られやすいため注意が必要です。
辞退理由を伝える場合は、「自分のキャリアプランにより合う選択をした」「希望していた職種に挑戦できる環境を選んだ」など、前向きで主語が自分になる表現に言い換えると、角が立ちにくくなります。
NG理由2. 「面接官の印象が良くなかった」
面接官や担当者への評価をそのまま伝えることは、企業への批判と受け取られる可能性が高く、失礼にあたります。また、個人の印象に関する理由は反論や説明を求められることもあり、会話が長引く原因にもなります。
辞退理由は、相手に原因があるように聞こえる表現を避けることが重要です。もし職場の雰囲気に不安を感じたとしても、「自分の適性や今後の方向性を考え、別の進路を選びました」など、自分の判断として伝える方が無難です。
NG理由3. 「社風が合わない気がした」
「社風が合わない」という言い方も、企業そのものを否定しているように聞こえやすく、印象を損ねる可能性があります。特に「気がした」といった曖昧な表現は、相手に不快感を与えるだけでなく、理由を深く聞かれるきっかけにもなります。
辞退理由を伝える際は、企業の評価ではなく自分の価値観や進路に焦点を当てることが大切です。「熟考の結果、自分の目指すキャリアにより近い環境を選びました」といった前向きな表現に置き換えることで、丁寧な印象を保つことができます。
内定辞退の連絡を「メール」で行う場合の例文と注意点
内定辞退の連絡は、電話が原則ですが、状況によってはメールでの連絡が適切な場合や、記録として残すために併用する場合があります。
ここでは失礼のないメールの書き方と注意点を紹介します。
メールでの連絡が許容されるケース
基本は電話で内定辞退を伝えるのがマナーですが、以下のような場合は、メールでの連絡が許容されます。
- 担当者が多忙で電話がつながらない場合： 何度か電話しても不在が続く際、まずはメールで意思を伝えておくのがマナーです。
- 企業から「メールで連絡を」と指定があった場合： 採用効率を重視し、記録が残る形を好む企業も増えています。
- 夜間や休日など営業時間外に意思が固まった場合： 取り急ぎメールを送り、翌営業日に改めて電話を入れるのが最も丁寧な対応です。
内定辞退の「メール例文」
メールを送る際は、件名だけで要件が伝わるようにし、本文は簡潔かつ丁寧にまとめましょう。
件名：内定辞退のご連絡（○○大学 ○○ 太郎） ○○株式会社 人事部 ○○様 お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。 先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変光栄なお話をいただき恐縮ではございますが、熟考の結果、内定を辞退させていただきたく存じます。 〇〇するためです。 お忙しい中、選考にご尽力いただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。 本来であれば、直接お詫びを申し上げるべきところをメールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦ください。 最後になりますが、貴社のさらなるご発展と皆様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 —————————————— ○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年 氏名：×× ×× メール：xxxx@yyy.com 電話番号：090-xxxx-yyyy
返信が3～5日ない場合は電話で連絡を
メールを送信した後、3～5営業日が経過しても企業からの連絡がない場合は、注意が必要です。メールが迷惑フォルダに振り分けられていたり、担当者が見落としていたりする可能性があります。
内定辞退の意思が伝わっていないと、入社準備が進んでしまい、のちに大きなトラブルに発展しかねません。数日待っても反応がない場合は、「先日メールを差し上げたのですが、念のため確認のお電話をいたしました」と電話を入れましょう。
内定「承諾後」に辞退する際の注意点
内定承諾書を提出した後でも、事情によって辞退を検討するケースはあります。ただし、承諾前とは異なり注意すべき点も増えます。トラブルを避けるために知っておきたいポイントや考え方を整理していきます。
内定承諾書を提出した後でも辞退は可能
内定承諾書を提出した後であっても、法的には入社前であれば労働契約を解約することは可能とされています。そのため、やむを得ない事情がある場合には辞退そのものが認められないわけではありません。
ただし、企業側は承諾を前提に研修の準備や配属計画を進めていることが多く、辞退は大きな影響を与える可能性があります。承諾後に辞退を検討する場合は、できるだけ早く連絡し、事情を簡潔かつ誠実に伝えることが重要です。
内定辞退の撤回は基本的にはできない
一度内定辞退の意思を伝えると、その後に取り消すことは原則として難しいと考えておく必要があります。
企業は辞退の連絡を受けた時点で、追加採用の検討や配属計画の見直しなど次の対応を進めるため、後から入社希望を伝えても受け入れてもらえない場合が多いためです。もし辞退後に気持ちが変わった場合でも、必ず復帰できるとは限りません。内定辞退は将来に影響する重要な判断であるため、結論を出す前に十分に検討することが大切です。
内定辞退に関するよくある質問（FAQ）
最後に、内定辞退に関する質問を紹介します。
Q. 辞退によって選考を受けている他の企業に影響は出ますか？
基本的に影響はありません。
企業間で応募者の情報を共有することは個人情報保護の観点から通常行われません。同じグループ企業や、業界が非常に狭く人事担当者同士の繋がりが強い場合は、伝わる可能性はゼロではありませんが、それで他社の選考が不利になることはまずありません。
Q. 辞退の連絡で怒られるのが怖いです。どうすればよいですか？
誠実に対応すれば、過度に恐れる必要はありません。
企業にとって辞退は日常的に起こり得ることです。誠実にお詫びと感謝を伝えれば、多くの場合は円満に受理されます。もし万が一、電話で厳しいことを言われたとしても、感情的に言い返さず「申し訳ございません。検討を重ねた結果、決断いたしました」と、意思が変わらないことを冷静に伝えましょう。
Q. 内定辞退を引き止められた場合、どうすればいい？
感謝を伝えつつ、辞退の意思を貫くことが大切です。
「もう一度面談をしよう」と引き止められることもありますが、意思が固まっているなら丁重にお断りしましょう。「十分検討した上での結論ですので、お気持ちはありがたいのですがお受けできません」とはっきり伝えることがベストです。
Q. 内定辞退の連絡をせず放置するとどうなる？
最も避けるべき行為です。いわゆる「サイレント辞退」は大きなトラブルの元になります。
入社準備や備品の手配、研修費用の支払いなどが進んでしまうと、企業に実害が出てしまいます。最悪の場合、損害賠償の問題に発展する可能性も否定できません。社会人としてのマナーを守り、必ず連絡を入れましょう。
Q. 内々定の段階でも辞退できる？
可能です。
内々定は正式な労働契約が成立する前の段階ですので、辞退することに法的な問題はありません。ただし、内定と同様に企業側はあなたを迎え入れる準備をしていることに変わりはないため、決まり次第すぐに連絡を入れるのがルールです。
おわりに
内定辞退は、自分のキャリアを真剣に考えた結果であれば、決して「悪いこと」ではありません。企業側もプロですので、辞退そのものよりも「連絡が遅れること」や「不誠実な対応」を嫌います。
これまでの選考でお世話になったことへの感謝を忘れず、誠意を持って早めに連絡をすることで、お互いに気持ちよく次のステップへ進むことができます。勇気を持って一歩踏み出し、納得のいく決断を形にしてください。
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